Écrit par Susan Seller, Jordan Fremont and Jaspreet Kaur

Le 22 mai, l’Autorité ontarienne de réglementation des services financiers (ARSF) a fourni additional COVID-19 guidance related guidance for administrators and sponsors of Ontario registered pension plans as an update to the previously issued guidance on March 18 (voir Quellement que les administrateurs de régimes de retraite doivent savoir au milieu de la pandémie de COVID-19).

Dans cette mise à jour, nous passons en revue les directives importantes d’intérêt pour les administrateurs de régimes de retraite et les promoteurs de régimes de pension agréés de l’Ontario, y compris de nouvelles directives sur le processus d’approbation des transferts de valeur de rachat.

Opérations

Toutes les transactions en cours déposées auprès de l’ARSF, comme les transferts d’actifs de retraite ou les demandes de liquidation, continueront d’être examinées, bien que l’on s’attende à un certain retard en raison des perturbations actuelles. Toutefois, toute transaction qui nécessite qu’un avis de décision prévue soit émis en vertu de la Loi sur les régimes de retraite (Ontario) (LRR) n’aura généralement pas lieu tant que le règlement d’urgence pris en vertu de la Loi sur la protection civile et la gestion des situations d’urgence (Ontario) n’expirera pas ou ne cessera pas d’avoir effet. En effet, le règlement d’urgence a suspendu le délai pour demander une audience devant le Tribunal des services financiers. La présentation de nouvelles demandes ou de documents supplémentaires devrait se faire par voie électronique par courriel ou par l’entremise du portail de l’ARSF, le cas échéant.

Rapport d’évaluation actuarielle et événement subséquent

L’ARSF a indiqué qu’elle considère le choc du marché comme un événement subséquent qui fournit des renseignements supplémentaires sur le régime de retraite, parce que le choc a une incidence sur les perspectives de capitalisation du régime pendant une période importante suivant cet événement. L’actuaire doit faire preuve de jugement professionnel afin d’établir les hypothèses de meilleure estimation pour l’évaluation, conformément aux normes de pension de l’Institut canadien des actuaires (ICA).

De plus, les normes de l’ICA exigent que l’actuaire sélectionne et divulgue les renseignements en fonction de scénarios défavorables plausibles (PAS). L’ARSF s’attend à ce que les informations suivantes soient incluses dans le rapport d’évaluation en fonction de tout PAS qui a été identifié dans la mesure où l’information est disponible dans l’exécution de l’évaluation ou à partir d’autres travaux créés en relation avec le risque de l’état de capitalisation du régime pour les risques décrits dans un PAS, à savoir:

1. l’incidence sur la situation de capitalisation, y compris les bases de la permanence, de la solvabilité et de liquidation, ainsi que les ratios de solvabilité et de transfert; et
2. l’incidence sur les cotisations obligatoires au régime de retraite à l’égard des paiements spéciaux de coût normal, de fonctionnement à terme et de solvabilité.

Témoin pour signer les formulaires requis

Dans certaines situations où les personnes ne peuvent pas amener un témoin à signer les formulaires requis en présence physique d’une personne concernée, l’ARSF a déclaré qu’elle ne s’opposera pas à ce que les institutions et les administrateurs procèdent sans témoin pour ces formulaires pendant que les entreprises fonctionnent dans des conditions de pandémie de COVID-19, tant qu’il n’y a aucune preuve au dossier que la ou les personnes qui signent les formulaires ne comprennent pas ce qu’elles signent.

Toutefois, l’ARSF n’est pas en mesure de commenter ce qu’une cour ou un tribunal pourrait décider si un propriétaire, un participant ou une autre personne touchée prétend que ses droits n’ont pas été protégés de façon appropriée en raison d’une procédure de cette manière, et a indiqué que les administrateurs de régime (et les  institutions financières) pourraient envisager d’utiliser des processus supplémentaires (p. ex., correspondance de suivi; témoin virtuel à l’aide de moyens électroniques) lorsqu’il n’est pas possible d’obtenir des témoins physiques « à l’encre humide » pendant la perturbation. L’ARSF suggère que les administrateurs de régime et les institutions financières obtiennent des conseils juridiques appropriés à cet égard.

Communication par voie électronique

On s’attend à ce que les administrateurs de régime et leurs conseillers comprennent les exigences de la LRR en ce qui a trait aux communications électroniques ainsi qu’à la Loi sur le commerce électronique (Ontario). L’ARSF n’a aucun pouvoir discrétionnaire à l’effet de ces exigences.

Le dépôt de la « copie certifiée conforme » d’un document, comme une modification du régime, peut être fait par l’entremise du portail de l’ARSF et par courriel à l’agent des pensions du régime. La soumission ou le courriel doit indiquer que la copie certifiée conforme du document soumis par voie électronique est une copie véridique et complète du document original. Pour qu’un document soit une copie certifiée conforme, la personne qui certifie le document doit avoir une copie du document original ou être autrement en mesure de certifier qu’il s’agit d’une copie véridique et complète du document original.

Réduction/suspension des cotisations à un régime de retraite à cotisations déterminées (CD)

Dans la mesure où les cotisations des participants sont facultatives, les participants peuvent choisir de réduire ou d’éliminer ces cotisations facultatives conformément aux règles du régime , et toutes les cotisations de contrepartie de l’employeur seront alors réduites en conséquence.

Les promoteurs de régime devront déterminer si les cotisations doivent se poursuivre lorsqu’un employé est en congé ou en mise à pied lorsqu’il y a une réduction de la rémunération ou qu’aucune rémunération réelle n’est versée. La détermination de l’obligation de continuer à cotiser (ou non) dépendra en partie de considérations liées au droit du travail, des situations de fait particulières en cause et des modalités du texte du régime. Les promoteurs et les administrateurs de régimes devraient obtenir des conseils appropriés en matière de droit de l’emploi et des pensions à cet égard.

Les employeurs ne peuvent pas simplement cesser de cotiser aux régimes de retraite à COTISATIONS CD auxquels ils participent. Tout changement apporté aux cotisations de l’employeur ou du participant ne peut se faire qu’à l’avance et doit être appuyé par une modification au texte du régime. La modification des dispositions d’un texte de régime de retraite nécessite un examen et une analyse attentifs d’un certain nombre de facteurs, y compris la disposition modificative propre au régime et toute convention collective qui régit le régime, ainsi que les répercussions potentielles sur le droit du travail et les exigences en matière d’avis aux participants.

Jusqu’à nouvel ordre, et sous réserve toujours de la capacité de l’ARSF d’agir en fonction des faits d’un cas particulier, l’ARSF n’ordonnera pas la fermeture d’un régime uniquement parce que le régime a, en raison de la perturbation causée par la COVID-19, été modifié pour suspendre temporairement les cotisations pour une partie de l’année civile 2020.

Prolongations des dépôts pour les rapports d’évaluation hors cycle

Bien que, dans des circonstances normales, l’ARSF n’accorde pas de prolongations de dépôt pour les rapports d’évaluation hors cycle, alors que les entreprises exercent leurs activités dans des conditions d’urgence liées à la COVID-19, des prolongations seront accordées. Toutefois, l’ARSF a indiqué que les promoteurs de régimes de retraite devraient demander une telle prolongation au moins deux semaines avant la date limite de production. La prolongation normale du dépôt qui serait accordée est d’une durée pouvant aller jusqu’à 60 jours. Si une prolongation plus longue est requise, une demande de prolongation supplémentaire peut être faite par courriel décrivant la raison pour laquelle une prolongation supplémentaire est nécessaire. Ces demandes seront examinées au cas par cas. Cette approche sera adoptée pour les rapports d’évaluation hors cycle dont la date d’échéance initiale est l’année civile 2020.

Enfin, peu importe si un promoteur de régime choisit un rapport d’évaluation en cours ou hors cycle, nous notons que l’ARSF a le pouvoir d’ordonner à un administrateur de préparer un nouveau rapport d’évaluation si les hypothèses ou les méthodes utilisées dans la préparation d’un rapport exigé en vertu de la LRR ou du Règlement concernant le régime de retraite sont inappropriées ou ne sont pas conformes à la pratique actuarielle reconnue. L’ARSF peut également préciser les hypothèses et les méthodes à utiliser.

Dépôt d’un certificat d’évaluation pour le Fonds de garantie des prestations de retraite (FGPR)

Les perturbations opérationnelles peuvent entraîner l’incapacité de déposer un certificat d’évaluation du FGPR. L’article 105 de la LRR permet à l’ARSF, sur demande, de prolonger de 60 jours le délai de dépôt des documents en vertu de la LRR et de ses règlements ou, s’il est convaincu qu’il existe des motifs extraordinaires et que personne ne sera lésé, de plus de temps. L’ARSF utilisera son pouvoir discrétionnaire si les promoteurs de régimes de retraite ne sont pas en mesure de déposer le certificat d’évaluation du FGPR en raison de la perturbation causée par la COVID-19.

Il est à noter que même si l’ARSF n’a pas le pouvoir de retarder une cotisation au FGPR ou de renoncer aux intérêts ou aux pénalités liés à un retard de paiement, Le Règlement 187/20 a modifié le Règlement 909 afin de supprimer la pénalité de 20 % qui serait autrement payable sur le paiement tardif des cotisations du FGPR qui sont dues à compter du 30 avril, 2020, si le montant de cotisation du FGPR, plus les intérêts, est payé au plus tard le 31 décembre 2020. Les intérêts s’accumuleront sur le montant impayé, au taux des banques à charte sur les prêts commerciaux de premier ordre à la date à laquelle le montant est dû, plus 3 pour cent. L’ARSF devrait être avisée lorsque le paiement de cotisation au FGPR ne sera pas effectué dans le délai habituel de neuf mois.

Transferts de la valeur de rachat et achats de rentes

SOR’s Guidance No. PE0202APP décrit l’approche révisée de l’ARSF pour examiner les demandes de transfert de valeurs de rachat (CV) ou d’achat de rentes conformément aux règlements pris en vertu de la LRR. Ces lignes directrices révisées ont été élaborées pour tenir compte des scénarios où l’administrateur sait ou devrait savoir que le ratio de transfert (RT) d’un régime de retraite à prestations déterminées a diminué de 10 %  ou plus depuis la date de l’évaluation actuarielle la plus récente déposée et que le RT qui en résulte est inférieur à 0,9. La nouvelle ligne directrice remplace l’actuelle politique T800-402 de la CSFO, Transferts de valeurs de rachat.

Transferts de CV

Après avoir obtenu des conseils juridiques et actuariels, les administrateurs de régime peuvent décider de ne pas demander l’approbation de l’ARSF et doivent cesser de transférer des CV lorsqu’ils savent ou devraient savoir que le RT du régime de retraite a diminué comme décrit ci-dessus. L’administrateur du régime devrait expliquer les raisons pour lesquelles cette approche a été adoptée et les facteurs qui ont été pris en compte (par exemple, les cessations peu fréquentes, les considérations de liquidité, l’équilibre entre les intérêts de tous les bénéficiaires du régime, la situation financière des employeurs participants, etc.). De plus, l’administrateur devrait indiquer :

1. la durée prévue de la cessation des transferts de CV;
2. la communication qui est faite aux bénéficiaires du régime;
3. les mesures prises pour revenir à une situation où les transferts de CV peuvent être effectués.

Toutefois, si l’administrateur décide de demander l’approbation de l’ARSF pour la poursuite des transferts de CV (c.-à-d. lorsque les employeurs ne financent pas entièrement les déficits à l’égard de tous les transferts de CV), il doit alors soumettre un formulaire 10 avec les documents à l’appui et les renseignements nécessaires pour faire cette demande. L’ARSF peut alors procéder à un processus d’examen accéléré ou approfondi, selon les circonstances. L’ARSF a également le pouvoir d’assortir les modalités de toute approbation qu’elle accorde dans le cadre du processus accéléré ou du processus approfondi, et peut refuser l’approbation ou fournir l’approbation de transférer 100 pour cent du CV ou quelque chose de moins (cette approbation restera généralement en vigueur jusqu’à la première des deux dates suivantes de la prochaine évaluation actuarielle déposée ou de la date à laquelle le TR diminue de 5 pour cent ou plus par rapport au niveau indiqué dans le formulaire 10 application). L’administrateur doit tenir compte de ses obligations fiduciaires lorsqu’il décide quand et quoi déclarer aux bénéficiaires, une fois que les conditions du règlement ont été remplies. En règle générale, les administrateurs devraient informer les personnes ayant droit à un transfert de CV des restrictions qui s’appliquent et devraient continuer de fournir aux participants résiliés ou retraités des relevés d’options contenant les renseignements prescrits et les informer si la totalité ou une partie de leur CV doit rester dans le régime, ainsi que le délai dans lequel le reste devrait être transféré.

Achats de rentes

Pour les administrateurs qui souhaitent acheter des rentes en vertu de l’article 43 de la LRR, si certaines dispositions du règlement s’appliquent, un formulaire 10 doit être déposé et l’approbation de l’ARSF doit être obtenue. L’ARSF exigera généralement que l’employeur ou les employeurs versent le plein montant de tout déficit (en fonction de la RT mise à jour) avant que l’achat de rente puisse être effectué.

Nous continuerons de vous surveiller et de vous tenir au jour des développements connexes d’intérêt pour les promoteurs et les administrateurs de régimes de retraite. Si votre entreprise ou organisation a des questions concernant les directives de l’ARSF ou d’autres répercussions de la COVID-19 sur votre régime de retraite, veuillez communiquer avec un membre du groupe Bennett Jones Employment Services. De plus, veuillez visiter notre COVID-19 Resource Centre pour d’autres documents connexes.

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