Écrit par Carl Cunningham and John Gilmore

Alors que nous comprenons mieux les défis associés à la COVID-19, l’attention s’est tournée vers la réouverture de l’économie canadienne et le réajustage au travail. Cela, à son tour, soulève des questions sur les mesures que les employeurs devraient prendre pour former leurs employés et adapter leurs lieux de travail physiques afin de continuer à fonctionner (s’ils n’ont pas fermé pendant la pandémie) ou de retourner au travail (s’ils ont fermé) dans un monde COVID-19.

Alors que les employeurs de partout au pays considèrent ces défis, une chose est absolument claire : une planification minutieuse est nécessaire pour atteindre les objectifs concurrents mais essentiels de maximiser la protection contre la propagation de la COVID-19 en milieu de travail pour les employés, les clients et d’autres personnes, tout en minimisant les perturbations des opérations commerciales de l’employeur. Chaque entreprise est unique, et il n’y a pas un seul plan de continuité des activités ou de retour au travail qui est recommandé pour tous. Les employeurs doivent plutôt tenir compte d’un éventail de questions dans le contexte de leurs besoins commerciaux particuliers. Le but de ce blogue est d’aborder certains des problèmes que les employeurs devraient avoir à l’esprit lorsqu’ils élaborent et adaptent leurs plans de continuité des activités et / ou de retour au travail. Bennett Jones est disponible pour vous aider, vous et votre entreprise, à vous adapter à la « nouvelle normalité » de la COVID-19.

Risques associés à l’exploitation d’une entreprise pendant la COVID-19

En réponse à la propagation de la COVID-19, les gouvernements de partout au Canada ont émis des directives de santé publique et des décrets d’urgence, y compris des ordres de fermeture pour de nombreuses entreprises dans des industries non essentielles. Au fur et à mesure que l’économie rouvre, ces ordres de fermeture sont supprimés. Toutefois, le moment de la réouverture de certaines entreprises varie d’une industrie à l’autre et d’une administration à l’autre. Les employeurs qui ont été tenus de fermer en raison de la COVID-19 doivent comprendre quand leur entreprise, dans leur province ou leur juridiction, est autorisée à rouvrir, et ne doivent pas rouvrir jusqu’à ce qu’ils soient légalement autorisés à le faire. Le défaut de se conformer à une ordonnance de fermeture peut entraîner une responsabilité importante pour les entreprises, y compris, par exemple en Ontario, une amende pouvant aller jusqu’à 10 000 000 $ en vertu de la Loi sur la protection civile et la gestion des situations d’urgence de l’Ontario, et une responsabilité personnelle pour les administrateurs et les dirigeants de l’entreprise.

Les employeurs devraient également tenir compte de la façon dont les risques associés à la COVID-19 influent sur leur obligation de prendre des mesures raisonnables pour assurer un milieu de travail sain et sécuritaire en vertu des lois applicables en matière de santé et de sécurité au travail. En particulier, les employeurs qui ne prennent pas les mesures adéquates pour prévenir la propagation de la COVID-19 en milieu de travail peuvent être assujettis à des inspections, à des ordonnances de conformité et à des amendes importantes imposées par les responsables de la santé et de la sécurité au travail. Il existe également un risque de responsabilité civile lorsque la propagation de la COVID-19 en milieu de travail entraîne une maladie ou des blessures pour les employés et les tiers qui n’ont pas de couverture d’indemnisation des accidents du travail. Enfin, les employeurs doivent être conscients de leurs obligations en vertu des conventions d’emploi, des politiques d’emploi et (s’ils sont syndiqués) des conventions collectives existantes, et s’assurer que leurs plans de continuité des activités et/ou de retour au travail tiennent compte de ces obligations.

En plus des risques juridiques associés à l’exploitation d’activités pendant la COVID-19, il existe également des risques opérationnels. En particulier, si un employeur ne prend pas les mesures adéquates pour prévenir la propagation de la COVID-19 en milieu de travail, le risque d’éclosion chez les employés augmente. Cela, à son tour, pourrait entraîner l’adoption de mesures préventives encore plus fortes, ou la fermeture d’une partie de l’entreprise de l’employeur, ou de l’ensemble de l’entreprise, pour une période supplémentaire. D’autre part, si les mesures anti-COVID-19 adoptées par un employeur sont trop restrictives ou onéreuses, les activités commerciales de l’employeur peuvent en souffrir.

Étapes préliminaires avant d’élaborer un plan de continuité des activités ou de retour au travail

Avant qu’un employeur élabore son plan de continuité des activités ou de retour au travail, il y a un certain nombre de mesures préliminaires à prendre.

1. D’abord et avant tout, déterminer qui sont les décideurs qui seront responsables de la conception et de la mise en œuvre du plan. Les étapes de ce processus devraient comprendre :
   • la préparation du plan, qui comprend l’évaluation de votre milieu de travail et l’élaboration d’un plan opérationnel/de retour au travail qui démontre clairement que vous avez pris « toutes les précautions raisonnables dans les circonstances » pour prévenir la propagation de la COVID-19;
   • la mise en œuvre du plan, qui comprend l’élaboration d’une stratégie efficace de communication et de formation pour les employés;
   • surveiller la conformité et l’efficacité du plan de continuité des activités et de retour au travail, qui comprend l’examen et la prise en compte réguliers des directives gouvernementales et de santé publique applicables; et
   • répondre aux problèmes et aux problèmes au fur et à mesure qu’ils surviennent et adapter le plan de continuité des activités et de retour au travail au besoin pour relever les défis imprévus.
   Si une équipe ou un comité d’intervention covid-19 a déjà été mis en place, il peut être le mieux adapté pour assumer la responsabilité de la continuité des activités / plan de retour au travail ainsi.
2. Déterminez si les décideurs responsables de votre plan de continuité ou de retour au travail ont l’expertise nécessaire ou s’ils ont besoin de l’aide d’experts tels qu’un professionnel de la santé, un spécialiste de la santé et de la sécurité au travail, un expert en communications, un consultant en conception ou un autre spécialiste technique. De plus, demandez-vous si quelqu’un d’autre que les décideurs désignés devrait être consulté au sujet du plan de continuité des activités et de retour au travail, comme, par exemple, un comité mixte de santé et de sécurité ou, dans le cas d’un lieu de travail syndiqué, peut-être le syndicat.
3. Tenez compte des ressources disponibles pour surveiller les dernières mises à jour concernant la COVID-19 et les lignes directrices sur les opérations commerciales et le retour au travail pour les employeurs. Par exemple, les gouvernements fédéral et provinciaux ont tous créé des sites Web dédiés à la COVID-19 et des ressources en ligne qui sont régulièrement mis à jour avec des informations sur la santé publique et des informations connexes. Des lignes directrices à l’intention des employeurs de chaque province et territoire pour limiter la propagation de la COVID-19 en milieu de travail ont maintenant été affichées à ces endroits. De plus, les autorités de santé publique fédérales, provinciales et municipales ont établi des sites Web et des liens qui sont régulièrement mis à jour à mesure que l’information devient disponible. La plupart des autorités provinciales en matière de santé et de sécurité au travail ont établi des ressources en ligne semblables. Enfin, de nombreuses associations de l’industrie ont élaboré ou préparent des recommandations de retour au travail et des pratiques exemplaires spécialement adaptées à leur industrie. Toutes ces ressources devraient être régulièrement consultées et prises en compte par les décideurs désignés en matière de continuité des activités et de retour au travail pour votre entreprise.
4. Enfin, pensez au moment de la montée en puissance ou de la réouverture de votre entreprise. En particulier, déterminez quand votre entreprise est légalement autorisée à rouvrir. Pour les employés qui ont été mis à pied, réfléchissez à la façon dont ils seront rappelés et confirmez si un préavis de rappel est requis dans votre province ou territoire. Déterminez également si tous les employés retourneront au travail en même temps, ou si le retour au travail se fera par étapes, certains employés revenant avant d’autres. Par exemple, certains employés qui sont en mesure de travailler ou de continuer à travailler à distance à partir de la maison seront-ils autorisés ou tenus de le faire, tandis que d’autres employés retournent au lieu de travail physique? Si un retour au travail échelonné est envisagé, déterminez quels employés reviendront en premier et si cela crée un congédiement déguisé ou d’autres problèmes en vertu des contrats de travail existants. De plus, s’il existe une convention collective avec un syndicat, examiner les dispositions relatives au rappel et à l’ancienneté pour déterminer si elles sont conformes au plan de continuité des activités ou de retour au travail, ou si des changements sont nécessaires en consultation avec le syndicat.

Questions à prendre en compte dans votre plan de continuité des activités ou de retour au travail

Un certain nombre de questions devraient être prises en compte dans tout plan de continuité des activités ou de retour au travail. Il s’agit notamment des éléments suivants :

Communications et formation

Tenez compte de la façon dont le plan de continuité des activités et de retour au travail et les responsabilités des employés en vertu du plan seront communiqués aux employés. Par exemple, y aura-t-il des communications avec les employés au sujet du régime avant qu’ils ne retournent au lieu de travail physique? Comment les questions ou les commentaires des employés seront-ils traités? Tiendrez-vous régulièrement des réunions sur la santé et la sécurité pour examiner les procédures liées à la COVID-19? Faudra-t-il de la signalisation sur le lieu de travail pour s’assurer que les employés comprennent leurs obligations dans des circonstances particulières? En ce qui concerne la formation, demandez-vous si quelque chose est nécessaire pour que les employés connaissent leurs obligations en matière de désinfection, de distanciation physique, d’utilisation de l’EPI et d’autres questions. Déterminer si les gestionnaires ont besoin d’une formation spéciale pour administrer le plan de continuité des activités et de retour au travail. Enfin, assurez-vous que votre plan indique que vous continuerez à vous adapter et à apporter des changements au besoin, et communiquez ces changements aux employés.

Exigences en matière d’autodéclaration et considérations relatives à la protection de la vie privée

S’assurer que des lignes directrices claires sont établies afin que l’employé connaisse sa responsabilité de déclarer lui-même un diagnostic positif de COVID-19 pour lui-même ou les membres de sa famille, ou lorsque l’employé ou un membre de sa famille présente des symptômes de covid-19 possible, ou lorsque l’employé est entré en contact avec quelqu’un d’autre avec COVID-19, ou lorsque l’employé est soumis à des restrictions de quarantaine liées au voyage, etc. Demandez-vous si les employés devraient être tenus d’effectuer une auto-évaluation ou de remplir un questionnaire avant de se présenter au travail, ou de fournir toute autre information à l’employeur, comme les résultats des tests de dépistage de la COVID-19. Déterminer si d’autres formes d’évaluation, comme les contrôles de température, seront effectuées au travail. Demandez-vous si les employés seront tenus ou encouragés à télécharger une application de recherche des contacts approuvée par le gouvernement sur leur téléphone cellulaire, et mettre les renseignements de l’application à la disposition de l’employeur sur demande. Enfin, tenez compte des mesures de protection de la vie privée qui sont nécessaires pour traiter les renseignements personnels liés à la COVID-19 qui sont reçus par l’employeur, et s’il existe des limites de confidentialité sur les renseignements qui peuvent être recueillis.

Désinfecter le milieu de travail

Mettre en œuvre un nettoyage en profondeur du lieu de travail physique avant que les employés ne retournent au travail et le communiquer aux employés. Déterminez si le nettoyage initial doit être effectué par votre entrepreneur de nettoyage régulier ou si un fournisseur de services spécialisé est nécessaire. Une fois que les employés retournent au lieu de travail physique, considérez quels horaires et protocoles de nettoyage sont nécessaires. Déterminer si des produits de nettoyage et de désinfection, comme des lingettes à alcool, des distributeurs de désinfectant pour les mains et des postes de lavage, seront fournis aux employés, si la disponibilité et l’emplacement de ces fournitures sont adéquats, et quelles règles seront appliquées concernant leur utilisation par les employés et les tiers présents dans le lieu de travail physique.

Équipement de protection individuelle (EPI)

Déterminer si les employés seront tenus d’utiliser de l’EPI et, dans l’affirmative, quels employés, dans quelles circonstances et quel EPI spécifique. Par exemple, les employés qui prennent un ascenseur pour se rendre au bureau et en revenir chaque jour seront-ils tenus de porter un masque facial pendant leurs déplacements en ascenseur? L’EPI sera-t-il fourni ou mis à la disposition des employés tenus de l’utiliser et, dans l’affirmative, quelle norme d’EPI sera considérée comme adéquate (par exemple, un masque N95 sera-t-il jugé nécessaire dans certaines circonstances, par opposition à une autre forme de masque facial? Les employés seront-ils autorisés à utiliser leur propre EPI s’ils le préfèrent et, dans l’affirmative, y a-t-il des normes applicables ici?

Heures normales de travail, ou quarts de travail et heures de début échelonnées?

Des heures normales de travail seront-elles maintenues pour tous les employés, ou des quarts de travail ou des heures de début échelonnées seront-ils nécessaires afin de réduire le nombre d’employés au travail à un moment donné et de promouvoir l’éloignement physique? Si des heures de début ou des quarts de travail échelonnés sont nécessaires, examiner les conventions collectives du syndicat pour déterminer si l’horaire de travail proposé est conforme ou si des discussions avec le syndicat seront nécessaires. Tenez compte de vos obligations en vertu des normes d’emploi applicables et des lois sur les droits de la personne s’il y a des employés pour lesquels le quart de travail ou les heures de début proposés créent des difficultés particulières en raison d’obligations familiales ou d’autres facteurs.

Points d’entrée et de sortie

Tenez compte des points d’entrée et de sortie du lieu de travail physique et indiquez si ces points d’accès sont contrôlés par l’employeur ou un tiers comme un locateur. Si le locateur ou un autre tiers contrôle les points d’accès, consultez-le pour déterminer quel est son plan pour réduire le risque d’exposition à la COVID-19 pour les personnes utilisant les points d’accès, et si les mesures proposées sont trop laxistes ou trop onéreuses dans les circonstances. Par exemple, y aura-t-il des limites au nombre de personnes autorisées à utiliser l’ascenseur en même temps, et ces limites sont-elles pratiques dans les circonstances? Comment les files d’attente et les goulots d’étranglement aux points d’accès (par exemple, les personnes qui attendent d’utiliser l’ascenseur) seront-ils traités, et comment la distanciation physique sera-t-elle maintenue dans ces circonstances? Déterminer si le nombre de points d’accès au lieu de travail devrait être restreint afin que le nombre et l’identité des personnes dans le lieu de travail puissent être mieux surveillés et contrôlés. Examinez comment de telles mesures sont conformes au code de prévention des incendies et à d’autres règlements de sécurité. Déterminez si un équipement de surveillance spécial tel que des dispositifs de contrôle de la température sera utilisé aux points d’accès, et quelles règles s’appliquent à cela. Enfin, réfléchissez à la façon dont les livraisons et autres problèmes d’expédition et de réception seront traités, et si les articles livrés sur le lieu de travail doivent être nettoyés et comment.

Distanciation physique des postes de travail

Déterminer si la séparation physique des espaces de travail est adéquate et si des changements à l’aménagement physique du lieu de travail sont souhaitables ou possibles. Déterminer si d’autres mesures que la reconfiguration du lieu de travail sont possibles, comme la réduction de la densité d’employés dans des zones particulières, l’utilisation d’écrans en plexiglas ou d’autres équipements de séparation physique ou l’utilisation de panneaux de signalisation directionnelle et de marquages au sol.

Zones de rassemblement

Tenez compte des aires de rassemblement communes telles que les aires de réception, les salles à manger et les salles de réunion, et si des mesures sont nécessaires pour promouvoir la distanciation physique dans ces espaces. Déterminez si toutes les aires communes ou de rassemblement du lieu de travail seront ouvertes ou si certaines d’entre elles resteront fermées.

Points de contact fréquents et équipement commun

Tenez compte des points de contact fréquents tels que les poignées de porte, les interrupteurs d’éclairage et les boutons d’ascenseur, et des mesures nécessaires pour s’assurer qu’ils restent propres et désinfectés. Des mesures telles que le soutien des portes ouvertes devraient-elles être envisagées, et comment cela fonctionnera-t-il en termes de préoccupations en matière de sûreté et de sécurité, de réglementation du code de prévention des incendies et d’autres considérations? Quelles mesures seront prises pour s’assurer que l’équipement commun, comme les machines à café, les tasses et les verres, les fours à micro-ondes, les distributeurs automatiques, les refroidisseurs d’eau et les photocopieurs, demeurera-t-il propre et désinfecté, et tout cet équipement restera-t-il utilisé ou certains d’entre eux seront-ils temporairement retirés ou éteints?

Systèmes CVC

Y a-t-il des changements ou des améliorations au système de CVC qui devraient être envisagés pour améliorer la ventilation et la circulation de l’air en milieu de travail?

Accès de tiers

Déterminer si des mesures sont nécessaires pour limiter ou contrôler l’accès de tiers au lieu de travail physique. Tenez compte des exigences en matière de distanciation physique, de désinfection, d’EPI ou autres qui seront imposées aux tiers présents sur le lieu de travail, et des mesures qui seront prises si un tiers refuse de se conformer à ces exigences. Déterminez s’il y a des employés de l’entrepreneur présents sur le site (par exemple, le personnel de nettoyage), quelles règles liées à la COVID-19 s’appliquent à eux, si les règles sont adéquates et qui est responsable de l’application de ces règles. Déterminer s’il existe des solutions de rechange aux réunions de tiers en personne qui devraient être promues ou obligatoires grâce à l’utilisation de la technologie (comme les conférences Zoom et d’autres options de réunion virtuelle).

Changements apportés aux politiques d’emploi

Déterminez s’il y a quelque chose dans le plan de continuité des activités ou de retour au travail qui exige que vos politiques d’emploi existantes soient modifiées, ou si de nouvelles politiques doivent être adoptées, et comment ces changements de politique seront communiqués aux employés. Dans le cas d’un milieu de travail syndiqué, déterminer si le plan de continuité des activités et de retour au travail est conforme aux conventions collectives et si une consultation avec le syndicat est nécessaire ou souhaitable relativement au plan.

Conséquences en cas d’échec ou de refus de se conformer au plan de continuité des activités ou de retour au travail

Tenez compte des conséquences disciplinaires ou autres qui seront appliquées aux employés qui ne respectent pas ou refusent de se conformer au plan de continuité des activités ou de retour au travail. Par exemple, les employés seront-ils renvoyés chez eux dans ces circonstances et, dans l’affirmative, seront-ils payés ou non pendant leur absence? Lorsque vous examinez la question des mesures disciplinaires, prenez en considération si l’action de l’employé constitue de l’inconduite ou si elle reflète une préoccupation légitime concernant les droits de la personne, la vie privée ou le droit de refuser un travail dangereux en vertu de la législation sur la santé et la sécurité au travail. Tenez également compte des mesures qui seront prises lorsqu’un tiers ou un employé de l’entrepreneur ne se conforme pas ou refuse de se conformer au plan de continuité des activités ou de retour au travail.

Réponse à un diagnostic positif ou à une exposition potentielle à la COVID-19 en milieu de travail

Réfléchissez à l’avance aux mesures que vous prendrez si un employé ou un membre de sa famille est testé positif à la COVID-19, ou présente des symptômes de covid-19 possible, ou a été exposé à quelqu’un d’autre avec COVID-19. L’auto-quarantaine ou le dépistage sera-t-il nécessaire dans ces circonstances, et que se passe-t-il si le résultat du test revient positif ou négatif? Quelles mesures seront prises en ce qui concerne le traçage des contrats entre les autres employés, et qui en sera responsable? L’entreprise restera-t-elle ouverte pendant que ces mesures sont prises, ou y a-t-il des mesures de protection supplémentaires qui seront mises en œuvre dans ces circonstances? Comment un résultat positif à un test de dépistage en milieu de travail sera-t-il communiqué aux autres employés, en tenant compte du droit à la vie privée de l’employé atteint de la COVID-19 confirmée ou soupçonnée?

Réponse aux employés qui croient que le retour au travail causera ou exacerbera un handicap ou un risque pour la santé

Certains employés peuvent croire que le retour au travail à ce moment-là causera ou exacerbera un handicap existant comme l’anxiété, une maladie auto-immune ou des problèmes respiratoires, ou entraînera un autre risque accru pour la santé et la sécurité. Déterminez à l’avance comment vous traiterez ces préoccupations, y compris à qui ces préoccupations devraient être adressées, quels renseignements médicaux seront requis de l’employé, s’il existe une protection de l’emploi en vertu de la législation applicable sur les normes d’emploi et si l’employé serait admissible à des prestations d’invalidité de courte ou de longue durée dans ces circonstances. Examinez également si des questions de droits de la personne se posent et, le cas échéant, si l’employé peut être accommodé en travaillant à domicile.

La liste des questions ci-dessus n’est pas exhaustive, et d’autres facteurs peuvent également devoir être pris en compte en fonction de la nature de l’entreprise de l’employeur. Si vous êtes un employeur ayant une entreprise dans une industrie non essentielle qui a besoin d’aide pour n’importe quel aspect de votre plan de retour au travail, ou si vous avez une entreprise dans un secteur essentiel qui a continué à fonctionner pendant COVID-19, mais que vous souhaitez évaluer certaines des mesures anti-COVID-19 que vous prenez, veuillez contacter n’importe quel membre du Bennett Jones Employment Services group pour obtenir de l’aide. De plus, veuillez visiter notre COVID-19 Resource Centre pour d’autres documents liés à COVID-19.

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