ISS et Glass Lewis annoncent des mises à jour des lignes directrices canadiennes sur le vote par procuration de 2016

Écrit par Karen Keck, Jon C. Truswell and Elyse P. van Spronsen

Institutional Shareholder Services (ISS) et Glass, Lewis & Co. (Glass Lewis) ont tous deux publié des mises à jour de leurs lignes directrices canadiennes respectives en matière de vote par procuration pour la prochaine saison de vote par procuration de 2016. Les mises à jour d’ISS s’appliqueront aux assemblées d’actionnaires de sociétés canadiennes cotées en bourse qui auront lieu le 1er février 2016 ou après cette date, tandis que les mises à jour de Glass Lewis s’appliqueront aux assemblées tenues le 1er janvier 2016 ou après cette date.

Les recommandations des agences de conseil en vote telles qu’ISS et Glass Lewis peuvent avoir une incidence importante sur le résultat des affaires menées lors des assemblées d’actionnaires, surtout si les investisseurs institutionnels constituent une composante importante de la base d’actionnaires. Les sociétés ouvertes canadiennes devraient examiner les mises à jour avec leur conseiller juridique pour déterminer l’impact probable et prendre des mesures pour atténuer toute recommandation de vote défavorable potentielle d’ISS ou de Glass Lewis.

Principales mises à jour des directives de vote par procuration d’ISS

Par-dessus bord d’un administrateur – Émetteurs inscrits à la Bourse de Toronto

« En règle générale, votez contre la retenue pour tout candidat individuel à l’administrateur si, que la société ait adopté ou non une politique de vote à la majorité, l’administrateur est débordé et a assisté à moins de 75 % des réunions respectives de son conseil d’administration et de son comité tenues au cours de la dernière année sans raison valable pour ces absences. »

Les lignes directrices sur le vote par procuration d’ISS pour la saison des procurations de 2015 considèrent qu’un administrateur est « par-dessus bord » s’il : (i) est pdg d’une société ouverte et siège à plus de deux (2) conseils d’administration de sociétés ouvertes externes en plus de la société dont il est pdg; ou (ii) n’est pas pdg d’une société ouverte et siège à plus de six (6) conseils d’administration de sociétés ouvertes au total.

Les mises à jour d’ISS de 2016 imposent des restrictions plus strictes sur le surbordage pour les émetteurs inscrits à la Bourse de Toronto. Dans le cas des pdg, le nombre de conseils d’administration de sociétés ouvertes externes est passé de deux (2) à un (1) et, dans le cas des non-PDG, le nombre de conseils d’administration de sociétés ouvertes est passé de six (6) à quatre (4). Afin de donner aux administrateurs et aux sociétés touchés le temps d’apporter des changements ordonnés aux engagements du conseil d’administration, ce changement sera mis en œuvre à compter du 1er février 2017.

Carte de pointage des régimes d’actions (ESP) pour les régimes de rémunération en actions – Émetteurs inscrits à la Bourse de Toronto

« Votez au cas par cas sur les régimes de rémunération à base d’actions à l’aide d’une approche de « carte de pointage de régime d’actions » (ESP). »

Les mises à jour de 2016 d’ISS remplaceront les tests de réussite et d’échec imposés par ISS au cours de la saison des procurations de 2015 par une carte de pointage qui est utilisée pour tenir compte d’une gamme de facteurs positifs et négatifs afin d’évaluer les régimes de rémunération à base d’actions de la TSX. Les facteurs sont regroupés en trois piliers, qui sont décrits comme suit:

Pour faire une recommandation de vote, ISS évaluera tous ces facteurs en combinaison. ISS ne recommandera un vote contre un plan que si la combinaison des facteurs ci-dessus, tels que déterminés par une note globale, indique que le plan n’est pas dans l’intérêt des actionnaires. L’évaluation combinée de ces facteurs facilite une approche plus holistique des recommandations de vote. Par conséquent, certains régimes peuvent recevoir une recommandation favorable même s’ils contiennent des caractéristiques qui n’auraient pas réussi les tests de réussite et d’échec imposés par ISS l’année dernière. Par exemple, un régime dont le coût est nominalement plus élevé que le plafond admissible peut recevoir une recommandation favorable si suffisamment de facteurs positifs sont présents.

Toutefois, ISS continuera de recommander automatiquement de voter contre tout plan qui : (i) permet une participation discrétionnaire ou insuffisamment limitée des administrateurs non employés; (ii) contient une disposition de modification qui ne restreint pas adéquatement la capacité de la société de modifier le régime sans l’approbation des actionnaires; (iii) a l’habitude de refacturer les options d’achat d’actions sans l’approbation des actionnaires (retour en arrière de trois ans); (iv) est un véhicule pour des pratiques de paye problématiques ou un débranchement important de la rémunération au rendement; ou (v) présente toute autre caractéristique qui est déterminée comme ayant un impact négatif important sur les intérêts des actionnaires.

Les cartes de pointage différeront pour l’indice composé S&P/TSX par rapport aux émetteurs non composés inscrits à la Bourse de Toronto. L’ISS utilisera également les versions « Cas spéciaux » de ces cartes de pointage lorsque certaines données historiques ne sont pas disponibles.

Les pondérations pour les trois piliers applicables à l’indice composé S&P/TSX seront les suivantes : (i) 40 % pour les coûts du régime; ii) 20 % pour les caractéristiques du plan; et iii) 40 % pour les pratiques en matière de subventions. Des informations supplémentaires sur cette mise à jour de l’ISS 2016 et les pondérations seront publiées par ISS en décembre.

Crédits liés à la rémunération chez les émetteurs gérés de l’extérieur – Émetteurs inscrits à la Bourse de Toronto et à la TSXV

« Votez au cas par cas sur les résolutions de vote consultatif sur la rémunération lorsqu’elles sont fournies, ou sur des administrateurs individuels, des membres de comités ou l’ensemble du conseil d’administration, selon le cas, d’un émetteur géré de l’extérieur qui a fourni peu ou pas de divulgation au sujet de son entente de services de gestion et de la façon dont la haute direction est rémunérée. »

Les émetteurs gérés de l’extérieur (IGU) ne divulguent généralement pas de détails sur leurs ententes de services de gestion dans leurs circulaires de sollicitation de procurations et ne fournissent que des renseignements sur le montant total des frais payés au gestionnaire, avec des renseignements sur la rémunération minimes ou incomplets.

Dans le cadre des mises à jour de 2016 d’ISS, ISS a élaboré un cadre pour tenir les conseils d’administration d’EMI responsables des pratiques de rémunération des IEM. ISS prévoit faire des recommandations de vote sur les résolutions de vote consultatif sur la rémunération d’un EMI ou, si un EMI n’a pas de résolution sur la rémunération, sur les administrateurs individuels, les membres du comité ou l’ensemble du conseil d’administration d’un EMI, qui fournit peu ou pas de divulgation sur son accord de services de gestion et la façon dont la haute direction est rémunérée. Pour formuler de telles recommandations de vote, ISS tiendra compte d’un certain nombre de facteurs, notamment : (i) la taille et la portée de l’entente de services de gestion; (ii) la rémunération de la haute direction par rapport aux pairs de l’émetteur ou aux émetteurs de structure similaire; iii) le rendement global; iv) les opérations entre apparentés; (v) l’indépendance du conseil d’administration et du comité; vi) les conflits d’intérêts et le processus de gestion efficace des conflits; vii) la divulgation et l’indépendance du processus décisionnel impliqué dans la sélection du fournisseur de services de gestion; viii) les facteurs d’atténuation des risques inclus dans l’entente de services de gestion, comme les mécanismes de recouvrement des frais; ix) les préoccupations historiques en matière de rémunération; x) les responsabilités des cadres supérieurs; et xi) d’autres facteurs qui peuvent être raisonnablement jugés appropriés pour évaluer le cadre de gouvernance d’un EMI.

Étant donné que les votes consultatifs sur la rémunération sont volontaires au Canada (et qu’aucun des CGU actuellement identifiés n’a effectué de votes consultatifs sur la rémunération au cours de la dernière année), l’effet de cette mise à jour de 2016 de l’ISS sera plus probablement évident dans les recommandations sur l’élection des administrateurs des IME.

Principales mises à jour des lignes directrices sur les documents par procuration de Glass Lewis

Surveillance des risques environnementaux et sociaux – Émetteurs inscrits à la cote de la TSX et de la TSXV

« Dans les cas où le conseil d’administration ou la direction n’a pas suffisamment identifié et géré un risque environnemental ou social important qui pourrait avoir une incidence négative sur la valeur pour les actionnaires, votez contre tout administrateur responsable de la surveillance du risque en tenant compte de la nature du risque et de l’effet potentiel sur la valeur pour les actionnaires. »

Glass Lewis est d’avis que la direction devrait effectuer une analyse des risques liés aux activités de l’entreprise, y compris celles qui ont des répercussions environnementales et sociales, et que les administrateurs devraient surveiller le rendement de la direction dans la gestion et l’atténuation de ces risques environnementaux et sociaux afin de minimiser les risques pour la société et ses actionnaires. Lorsque le conseil d’administration ou la direction n’a pas suffisamment identifié et géré un risque environnemental ou social important qui a eu ou pourrait avoir une incidence négative sur la valeur pour les actionnaires, Glass Lewis recommandera un vote de retenue contre les administrateurs responsables de la surveillance des risques.

Accès par procuration – Émetteurs inscrits à la cote de la TSX et de la TSXV

« Glass Lewis examine les propositions demandant l’accès aux procurations au cas par cas, mais appuie généralement la capacité des actionnaires de nommer des candidats à l’action de la direction comme moyen de s’assurer que les actionnaires importants à long terme ont la capacité de nommer des candidats au conseil d’administration. »

Glass Lewis examinera les propositions d’actionnaires visant à obtenir un accès par procuration ou des propositions d’accès par procuration non prises par l’entreprise en tenant compte de plusieurs facteurs, notamment : (i) la taille de l’entreprise; (ii) l’indépendance du conseil d’administration et la diversité des compétences, de l’expérience, des antécédents et de la durée d’emploi; (iii) l’actionnaire promoteur et la justification de la présentation de la proposition à la société cible; iv) le pourcentage de propriété demandé et l’exigence relative à la période de détention; (v) la base d’actionnaires à la fois en pourcentage de propriété et en type d’actionnaire (par exemple, fonds de couverture, investisseur activiste, fonds commun de placement, fonds de pension, etc.); (vi) la réceptivité du conseil d’administration et de la direction aux actionnaires, comme en témoignent les politiques progressistes sur les droits des actionnaires (p. ex., vote à la majorité, déclassification des conseils d’administration, etc.) et réaction aux propositions des actionnaires; (vii) le rendement de l’entreprise et les mesures prises pour améliorer le mauvais rendement (p. ex., nouveaux cadres/administrateurs, scissions, etc.); viii) l’existence de protections anti-OPA ou d’autres dispositifs d’enracinement; et (ix) les possibilités d’action des actionnaires (p. ex., la capacité d’agir par consentement écrit ou le droit de convoquer une assemblée extraordinaire).

Dispositions exclusives relatives aux forums – Émetteurs inscrits à la Bourse de Toronto et à la TSXV

« Recommander de voter contre tout règlement ou modification de la charte visant à adopter une disposition de forme exclusive à moins que la société : (i) fournisse un argument convaincant sur les raisons pour lesquelles la disposition profiterait directement aux actionnaires; (ii) fournit des preuves d’abus de procédure judiciaire dans d’autres juridictions non favorisées; iii) adapte étroitement cette provision aux risques encourus; et (iv) maintient un solide bilan en matière de bonnes pratiques de gouvernance d’entreprise.

Les mises à jour de Glass Lewis de 2016 précisent que Glass Lewis considère généralement que les dispositions relatives au formulaire exclusif sont contraires aux intérêts des actionnaires, car de telles dispositions limitent le choix du lieu juridique d’un actionnaire et peuvent augmenter les coûts associés aux réclamations des actionnaires ou rendre les recours juridiques plus difficiles à poursuivre. Cependant, Glass Lewis reconnaît qu’une société peut faire l’objet de poursuites frivoles et opportunistes, en particulier dans un contexte de fusion ou d’acquisition, et reconnaît la nécessité pour les entreprises de minimiser ces poursuites distrayantes et souvent coûteuses en adoptant des règlements administratifs concernant, entre autres, où les poursuites doivent être intentées.

Lorsqu’une proposition de formulaire exclusif est regroupée dans une modification au règlement, Glass Lewis évaluera l’importance des autres dispositions groupées lorsqu’il déterminera une recommandation de vote sur la proposition.

Directeur politique sur l’overboarding – Émetteurs inscrits à la Bourse de Toronto

« Il est généralement recommandé de voter contre un administrateur qui agit à titre de dirigeant d’une société ouverte tout en siégeant à un total de plus de trois conseils d’administration de sociétés ouvertes (c.-à-d. le conseil d’administration de leur propre société et deux autres), et tout autre administrateur qui siège à un total de plus de six conseils d’administration de sociétés ouvertes. »

Semblable à ISS, Glass Lewis a annoncé des règles plus strictes pour le sur-bord des administrateurs. À compter de 2017, le nombre de conseils d’administration de sociétés ouvertes pour les cadres supérieurs passera de trois à deux et, pour les non-cadres, le nombre de conseils d’administration de sociétés ouvertes passera de six à cinq. En 2016, Glass Lewis peut noter comme préoccupation des cas où les administrateurs ne satisfont pas aux exigences de 2017. Les administrateurs des sociétés inscrites à la Bourse de Croissance TSX continueront généralement d’être autorisés à siéger à un jusqu’à neuf conseils d’administration de sociétés ouvertes.

Sur-engagement du comité d’audit – Émetteurs inscrits à la cote de la TSXV

« Recommander de ne pas voter pour un membre du comité d’audit qui siège à un nombre excessif de comités d’audit de sociétés ouvertes. »

À compter de 2016, pour les émissions inscrites à la cote de la TSXV, Glass Lewis a augmenté le nombre de membres des comités d’audit des émetteurs inscrits à la cote de la TSXV de trois à quatre, avec une limite prolongée de cinq membres de comités pour les membres ayant de l’expérience financière. En faisant une recommandation de vote, Glass Lewis tiendra compte de la taille de l’entreprise, de la répartition géographique et du niveau d’expertise et des engagements globaux du membre, les recommandations ayant finalement été formulées au cas par cas.

Rendement du comité de mise en candidature – Émetteurs inscrits à la cote de la TSX et de la TSXV

« Le ministre peut recommander de ne pas voter pour le président d’un comité de nomination et de gouvernance lorsque le défaut du conseil d’administration de s’assurer que ce conseil a des administrateurs ayant une expérience pertinente, que ce soit par le biais d’une évaluation périodique ou d’un rafraîchissement du conseil d’administration, a contribué à la piètre performance d’une société. »

Glass Lewis est d’avis que les conseils d’administration devraient avoir des antécédents et des membres variés ayant une vaste et profonde expérience pertinente, et que les comités de mise en candidature et de gouvernance devraient tenir compte de la diversité lorsqu’ils présentent des nominations d’administrateurs. Glass Lewis croit que les actionnaires sont mieux servis lorsque les conseils d’administration s’efforcent d’assurer une circonscription qui est non seulement raisonnablement diversifiée en fonction de l’âge, de la race, du sexe et de l’origine ethnique, mais aussi sur la base des connaissances géographiques, de l’expérience de l’industrie, de la durée du mandat du conseil d’administration et de la culture.

Glass Lewis a révisé ses recommandations en matière de rendement du comité de nomination et de gouvernance afin de préciser qu’il pourrait recommander un vote de non-participation contre le président du comité de nomination lorsque le défaut du conseil d’administration de s’assurer que les membres individuels du conseil possèdent une expérience pertinente, que ce soit par le biais d’une évaluation périodique des administrateurs ou d’un rafraîchissement du conseil d’administration, a contribué à la piètre performance de la société.

Exigences relatives au quorum des administrateurs – Émetteurs inscrits à la cote de la TSX et

de la TSXV « Glass Lewis cherche à obtenir le quorum requis d’une majorité des administrateurs du conseil d’administration. »

Glass Lewis a clarifié ses lignes directrices pour indiquer qu’il exigera un quorum requis d’une majorité des administrateurs d’un conseil d’administration lors de l’évaluation de l’adoption de modifications à la charte ou aux règlements administratifs d’une société.

Bennett Jones est en mesure d’aider les clients à examiner les directives de vote mises à jour pour déterminer l’impact probable des recommandations de vote d’ISS et de Glass Lewis. Les mises à jour de stratégie respectives peuvent être consultées dans leur intégralité à ISS et Glass Lewis.