Écrit par Jon C. Truswell, John E. Piasta and Hind Masri

Institutional Shareholder Services (« ISS ») et Glass, Lewis & Co (« Glass Lewis ») ont tous deux publié leurs mises à jour de leurs lignes directrices canadiennes respectives en matière de vote par procuration pour la saison des procurations 2019. Les mises à jour d’ISS s’appliquent aux assemblées des actionnaires des sociétés canadiennes cotées en bourse qui ont lieu le 1er février 2019 ou après cette date, tandis que les mises à jour de Glass Lewis s’appliquent aux assemblées tenues le 1er janvier 2019 ou après cette date.

Les recommandations des agences de conseil en vote telles qu’ISS et Glass Lewis peuvent avoir une incidence significative sur le résultat des affaires menées lors des assemblées d’actionnaires, en particulier si les investisseurs institutionnels constituent une composante importante de la base d’actionnaires de la société. Les sociétés ouvertes canadiennes devraient examiner les mises à jour avec leur conseiller juridique pour déterminer l’impact probable et prendre des mesures pour atténuer toute recommandation de vote défavorable potentielle d’ISS ou de Glass Lewis.

A. Diversité des genres (ISS et Glass Lewis)

Conformément à l’intention des politiques sur la diversité des genres dans le Règlement 58-101— Disclosure of Corporate Governance Practices (« Ni 58-101 »), ISS et Glass Lewis ont pris des mesures supplémentaires pour augmenter la représentation des femmes au sein des conseils d’administration et des postes de direction.

La politique d’ISS sur la diversité des genres ne s’appliquait auparavant qu’aux sociétés de l’indice composé S&P/TSX. Il a maintenant été élargi pour s’appliquer à toutes les sociétés à « participation élargie », définies par ISS comme des sociétés de l’indice composé S&P/TSX, ainsi qu’à d’autres sociétés inscrites à la cote de la TSX désignées comme telles par ISS en fonction du nombre de clients d’ISS détenant des titres dans la société. ISS a indiqué qu’une entreprise devrait consulter ISS pour déterminer si elle appartient à la catégorie « à participation large » d’ISS.

Conformément à cette politique, ISS recommandera généralement un vote de retenue pour le président du comité de nomination ou le comité désigné avec la responsabilité d’un comité de nomination (ou, si aucun président de comité ou de comité n’a été identifié, pour le président du conseil) si :

• une entreprise n’a pas adopté de politique écrite officielle sur la diversité des genres conformément au Règlement 58-101; et
• aucune femme n’est membre de son conseil d’administration.

La politique d’une entreprise en matière de diversité des genres devrait continuer d’inclure un engagement clair à accroître la diversité des genres au sein du conseil d’administration à l’aide d’objectifs et/ou de cibles mesurables à atteindre dans un délai raisonnable. Un langage passe-partout ou contradictoire dans une politique sur la diversité des genres peut donner lieu à la recommandation d’un vote de non-vote. ISS tiendra également compte de l’approche d’un conseil d’administration pour tenir compte de la diversité des genres dans les postes de cadre supérieur, de ses objectifs, de ses cibles, de ses programmes ou de ses processus pour faire progresser les femmes dans les rôles de cadre supérieur, et de la façon dont le succès de ces programmes ou processus est surveillé.

Comme pour les réunions tenues en 2018, une exemption à la politique de diversité des genres d’ISS continue de s’appliquer pour :

• les sociétés nouvellement cotées en bourse au cours de l’exercice en cours ou de l’exercice précédent;
• les sociétés qui ont fait la transition de la TSXV au cours de l’exercice en cours ou de l’exercice précédent; ou
• les sociétés comptant quatre administrateurs ou moins.

Contrairement à la politique de diversité des genres d’ISS, Glass Lewis recommandera généralement un vote de non-participation pour le président du comité de nomination si une entreprise n’a pas au moins une femme au conseil d’administration, mais peut également recommander de voter contre le président du comité de nomination si le conseil n’a pas adopté une politique officielle écrite sur la diversité. Une recommandation négative peut être étendue aux autres membres d’un comité de nomination en fonction de la taille de l’entreprise, de l’industrie dans laquelle l’entreprise opère, du degré de diversité des genres au sein de l’équipe de direction, du profil de gouvernance de l’entreprise et de la question de savoir s’il existe d’autres préoccupations concernant la composition du conseil d’administration. Toutefois, Glass Lewis peut ne pas recommander un vote de retenue si la société n’est pas un émetteur de l’indice composé S&P/TSX, ou si la société a divulgué une justification suffisante pour ne pas avoir de femmes membres du conseil d’administration ou un plan pour remédier au manque de diversité au sein du conseil d’administration.

B. Surveillance des risques environnementaux et sociaux (ISS et Glass Lewis)

L’information environnementale et sociale (« E&S ») a continué d’attirer l’attention des organismes de réglementation des valeurs mobilières, des conseillers en gouvernance d’entreprise et des investisseurs institutionnels. À la lumière de cela, ISS et Glass Lewis ont fourni des clarifications et des amendements à leurs recommandations de vote pour les réunions tenues en 2019.

ISS continuera de formuler des recommandations de vote au cas par cas à l’égard des propositions d’actionnaires d’E&S et évaluera certains facteurs prescrits lors de l’évaluation de la probabilité qu’une proposition d’actionnaire protège ou augmente la valeur pour les actionnaires. Ces facteurs sont notamment les suivants :

• si les questions présentées dans une proposition d’actionnaire sont traitées de façon plus appropriée au moyen d’une loi ou d’un règlement gouvernemental;
• si une entreprise a déjà répondu de façon appropriée à la ou aux questions soulevées dans la proposition;
• si une proposition est indûment contraignante ou excessivement rigide pour l’entreprise;
• si l’approche d’une entreprise à l’égard d’une proposition est comparative à la pratique courante de l’industrie pour traiter les questions soulevées; et
• si la proposition demande une divulgation accrue ou une plus grande transparence, si suffisamment de renseignements sont déjà disponibles pour les actionnaires de l’une ou l’autre des sociétés ou d’autres sources accessibles au public et si la mise en œuvre de la demande révélerait des renseignements confidentiels qui pourraient désavantager une société sur le plan de la concurrence.

La politique 2019 d’ISS a été mise à jour pour refléter le fait qu’en plus des facteurs énumérés ci-dessus, elle examinera également s’il y a des controverses, des amendes, des pénalités ou des litiges importants associés aux pratiques environnementales ou sociales existantes de l’entreprise.

Dans ses lignes directrices de 2019, Glass Lewis a officialisé son approche pour examiner la façon dont les conseils d’administration surveillent les questions d’E&S. La nouvelle politique de Glass Lewis exige que les sociétés à grande capitalisation divulguent annuellement et de façon complète les risques pertinents liés à l’E&S et qu’elles identifient clairement les administrateurs ou les comités du conseil d’administration chargés de surveiller ces questions. Si Glass Lewis détermine que la mauvaise gestion des émissions d’E&S a entraîné un préjudice à la valeur pour les actionnaires, elle recommandera aux actionnaires de voter contre les administrateurs responsables de la surveillance de l’émission E&S identifiée. Glass Lewis a également indiqué qu’en l’absence d’une surveillance explicite par le conseil d’administration des questions d’E&S, il pourrait recommander que les actionnaires votent contre les membres du comité d’audit. Certains facteurs atténuants peuvent être pris en compte au moment de faire cette détermination, y compris si des mesures correctives ont été prises par la société et l’effet qu’une telle émission d’E&S peut avoir sur la valeur pour les actionnaires.

C. Directeur de l’overboarding (ISS)

ISS a augmenté le nombre de postes d’administrateur autorisés qu’un administrateur peut détenir sans être « par-dessus bord » et considère maintenant qu’un candidat individuel à un poste d’administrateur est « par-dessus bord » si :

• dans le cas d’un PDG, il siège au conseil d’administration de plus de deux sociétés ouvertes (y compris la société dont il est pdg); et
• dans le cas d’administrateurs autres que le chef de la direction, il siège à plus de cinq conseils d’administration de sociétés ouvertes.

Bien qu’ISS ait déjà émis une recommandation de retenue pour un administrateur individuel « par-dessus bord » si le candidat assistait à moins de 75 % des réunions respectives de son conseil d’administration et de son comité tenues au cours de la dernière année sans raison valable pour ces absences, ISS a mis à jour sa politique et n’envisagera plus d’y assister.

• Glass Lewis n’a apporté aucun changement à sa politique actuelle et recommandera généralement un vote de retenue pour un candidat au poste d’administrateur si : dans le cas d’un dirigeant, il siège à plus de deux conseils d’administration de sociétés inscrites à la Cote de la TSX; et
• dans tous les autres cas, il siège à plus de cinq conseils d’administration de sociétés inscrites à la Bourse de Toronto.

D. Rémunération des cadres supérieurs (Glass Lewis)

Glass Lewis a élargi sa discussion sur plusieurs sujets liés à la rémunération des cadres supérieurs et sur la façon dont ceux-ci sont pris en compte dans ses recommandations de vote, notamment : (i) les paiements et les arrangements contractuels; ii) l’octroi de primes de première ligne; et iii) les dispositions relatives à la « récupération ».

• Paiements et arrangements contractuels : La politique mise à jour de Glass Lewis stipule que les paiements contractuels et les ententes d’approbation, y compris une explication significative des paiements et du processus par lequel les montants ont été atteints, doivent être clairement divulgués par les entreprises. De plus, Glass Lewis a indiqué qu’elle évaluera les indemnités de départ excessives ou les généreuses primes d’inscription qui, selon elle, sont contraires au principe de la rémunération au rendement et qu’elle pourrait appuyer une recommandation négative sur les propositions de voix sur la paye.
• Octrois de primes de première ligne : Certaines entreprises ont choisi d’accorder des subventions plus importantes qui sont destinées à servir de compensation pendant plusieurs années plutôt que d’utiliser des subventions annuelles en espèces et des primes d’équité. Glass Lewis met en garde contre l’utilisation de cette approche au motif que les primes de première ligne peuvent empêcher des améliorations ou des changements reflétant l’évolution des stratégies commerciales. Lors de l’évaluation des risques associés à l’octroi de primes de première ligne, Glass Lewis tiendra compte du quantum, de la conception et de la justification de l’entreprise pour accorder des prix en vertu de cette structure lors de l’évaluation de la proposition de say-on-pay d’une entreprise.
• Dispositions de « récupération » (récupération) : Glass Lewis continue d’appuyer l’utilisation de dispositions de récupération et a élargi sa politique de récupération existante en se concentrant davantage sur les modalités précises de la politique de récupération particulière d’un émetteur. L’inclusion de politiques suffisamment solides éclaire la vue d’ensemble de Glass Lewis sur le programme de rémunération d’une entreprise, bien que les modalités particulières associées à la politique de récupération d’une entreprise (ou à son absence) ne soient pas directement déterminantes de sa recommandation de dire sur la paye.

Glass Lewis est d’avis qu’il est peu probable qu’un seul facteur entraîne une recommandation négative sur la proposition de voix sur la rémunération d’une entreprise; Glass Lewis appliquera plutôt une norme de décision raisonnable lors de l’évaluation de ces facteurs.

E. Assemblée virtuelle des actionnaires (Glass Lewis)

Bien que Glass Lewis ne fasse pas de recommandations de vote uniquement sur la base qu’une société tient des réunions virtuelles uniquement (sans la possibilité d’assister à l’assemblée en personne), elle a élargi sa politique en précisant qu’elle recommandera maintenant de voter contre les membres d’un comité de gouvernance lorsque le conseil d’administration prévoit de tenir une assemblée des actionnaires virtuelle uniquement et que la société ne fournit pas une information adéquate dans sa circulaire qui assure aux actionnaires qu’ils le feront se voient accorder les mêmes droits et les mêmes possibilités de participer aux assemblées virtuelles des actionnaires qu’à une assemblée en personne.

Plus précisément, les facteurs suivants seront examinés par Glass Lewis pour déterminer si une divulgation effective a été prévue dans la circulaire d’une société :

• aborder la capacité des actionnaires à poser des questions pendant l’assemblée;
• les procédures d’affichage des questions appropriées reçues au cours de la réunion, et les réponses de la société, sur la page des investisseurs de son site Web dès que possible après la réunion;
• résoudre les problèmes techniques et logistiques liés à l’accès à la plate-forme de réunion virtuelle; et
• les procédures d’accès au support technique en cas de difficultés d’accès à la réunion virtuelle.

Glass Lewis peut recommander un vote de retenue pour les membres du comité de gouvernance si la divulgation dans la circulaire d’une société est jugée insuffisante pour répondre aux points énumérés ci-dessus.

F. Compétences de conseil d’administration (Glass Lewis)

Glass Lewis a mis en place une politique qui comprendra l’utilisation d’une matrice de compétences du conseil d’administration (qui n’a pas été rendue publique) pour aider à évaluer les compétences du conseil d’administration et toute lacune potentielle chez les sociétés de l’indice S&P/TSX 60.

G. Indemnisation des administrateurs et des agents (Glass Lewis)

Glass Lewis a ajouté une discussion à sa politique de 2019 concernant leur examen de l’indemnisation des administrateurs et des dirigeants. Bien que Glass Lewis maintienne la position selon laquelle les administrateurs et les dirigeants devraient être tenus de respecter les normes les plus élevées dans l’exercice de leurs fonctions, un certain degré de protection contre la responsabilité est jugé raisonnable afin de permettre aux administrateurs et aux dirigeants de se sentir à l’aise de prendre des risques mesurés qui peuvent profiter aux actionnaires. Par conséquent, Glass Lewis peut trouver approprié pour une société de fournir une indemnisation aux administrateurs et aux dirigeants et / ou de les inscrire à une assurance responsabilité, à condition que les termes de ces accords soient raisonnables.

H. Ratification de l’auditeur (Glass Lewis)

Glass Lewis a codifié des facteurs spécifiques qu’il prendra en considération lors de l’examen des propositions de ratification de l’auditeur. Plus précisément, Glass Lewis évaluera le mandat d’un auditeur, les tendances des audits inexacts et tout litige en cours ou controverse importante qui remet en question l’efficacité d’un auditeur. Ces facteurs peuvent contribuer à une recommandation de vote négatif contre la ratification par l’auditeur dans des circonstances limitées.