Écrit par Jon C. Truswell, Brent W. Kraus, Karen Keck and Hind Masri

Institutional Shareholder Services (ISS) et Glass, Lewis & Co (Glass Lewis) ont tous deux publié leurs mises à jour de leurs lignes directrices canadiennes respectives en matière de vote par procuration pour la prochaine saison de vote par procuration 2018. Les mises à jour d’ISS s’appliquent aux assemblées d’actionnaires de sociétés canadiennes cotées en bourse qui ont lieu à compter du 1er février 2018, tandis que les mises à jour de Glass Lewis s’appliquent aux assemblées tenues le 1er janvier 2018 ou après cette date.

Les recommandations des agences de conseil en vote telles qu’ISS et Glass Lewis peuvent avoir une incidence significative sur le résultat des affaires menées lors des assemblées d’actionnaires, en particulier si les investisseurs institutionnels constituent une composante importante de la base d’actionnaires de la société. Les sociétés ouvertes canadiennes devraient examiner les mises à jour avec leur conseiller juridique pour déterminer l’impact probable et prendre des mesures pour atténuer toute recommandation de vote défavorable potentielle d’ISS ou de Glass Lewis.

A. Diversité des genres (ISS et Glass Lewis)

Conformément à l’intention des politiques sur la diversité des genres dans le Règlement 58-101 sur la divulgation des pratiques de gouvernance d’entreprise (Règlement 58-101), ISS et Glass Lewis prennent des mesures pour accroître la représentation des femmes au sein des conseils d’administration et des postes de direction.

L’ISS a adopté une politique de diversité des genres. Conformément à cette politique, ISS recommandera généralement de voter pour le président du comité de nomination ou le comité désigné avec la responsabilité d’un comité de nomination (ou, si aucun président de comité ou de comité n’a été identifié, pour le président du conseil) si :

• une entreprise n’a pas adopté de politique écrite officielle sur la diversité des genres conformément au Règlement 58-101; et
• aucune femme n’est membre de son conseil d’administration.

La politique sur la diversité des genres devrait inclure un engagement clair à accroître la diversité des genres au sein du conseil d’administration en utilisant des objectifs et/ou des cibles mesurables à atteindre dans un délai raisonnable. Un langage passe-partout ou contradictoire dans une politique sur la diversité des genres peut donner lieu à une recommandation de non-vote. Pour évaluer l’engagement d’une entreprise à l’égard de la diversité des genres, ISS tiendra également compte de l’approche d’un conseil d’administration pour tenir compte de la diversité des genres dans les postes de cadre supérieur, de ses objectifs et/ou cibles et de ses programmes et/ou processus pour faire progresser les femmes dans les rôles de cadre supérieur, et de la façon dont le succès de ces programmes et/ou processus est surveillé.

La politique sur la diversité des genres d’ISS s’appliquera aux sociétés de l’indice composé S&P/TSX en 2018 et à tous les émetteurs de sociétés inscrites à la cote de la TSX en 2019, mais ne s’appliquera pas à :

• les sociétés nouvellement cotées en bourse au cours de l’exercice en cours ou de l’exercice précédent;
• les sociétés qui ont fait la transition de la TSXV au cours de l’exercice en cours ou de l’exercice précédent; ou
• les sociétés comptant quatre administrateurs ou moins.

À compter de 2019, Glass Lewis recommandera généralement de voter pour refuser de siéger à la présidence du comité de mise en candidature si une entreprise n’a pas au moins une femme au conseil d’administration ou n’a pas adopté de politique écrite officielle sur la diversité. Une recommandation négative peut être étendue à l’ensemble du comité de nomination en fonction de la taille de l’entreprise, de l’industrie dans laquelle l’entreprise exerce ses activités et du profil de gouvernance de l’entreprise. Toutefois, Glass Lewis pourrait ne pas recommander de voter contre la retenue si la société n’est pas un émetteur de l’indice composé S&P/TSX, ou si la société a divulgué une justification suffisante pour ne pas avoir de femmes membres du conseil d’administration ou un plan pour remédier au manque de diversité au sein du conseil d’administration.

B. Directeur overboarding (ISS et Glass Lewis)

ISS considère actuellement qu’un candidat à titre d’administrateur individuel est « par-dessus bord » si :

• dans le cas d’un PDG, il siège au conseil d’administration de plus de deux sociétés ouvertes (y compris la société dont il est pdg); et
• dans le cas d’administrateurs autres que le chef de la direction, il siège à plus de quatre conseils d’administration de sociétés ouvertes.

Cependant, ISS n’émettra une recommandation de voter en faveur d’un candidat à un poste d’administrateur individuel qui est sur-bord que si ce candidat a assisté à moins de 75 pour cent des réunions de son conseil d’administration et de son comité respectifs tenues au cours de la dernière année sans raison valable pour ces absences.

À compter du 1er février 2019, ISS n’envisagera plus la présence et émettra une recommandation de voter en faveur d’un candidat individuel au poste d’administrateur si :

• dans le cas d’un cadre supérieur, il ou elle siège au conseil d’administration de plus de trois sociétés ouvertes (y compris la société dont il est le PDG); et
• dans le cas des administrateurs non exécutifs, ils siègent à plus de cinq conseils d’administration de sociétés ouvertes.

Dans le cas des PDG, cependant, ISS n’émettra qu’une recommandation de voter en faveur de la retenue à l’égard de leurs conseils externes.

À l’heure actuelle, Glass Lewis recommande généralement de voter en faveur d’un candidat à un poste d’administrateur si :

• dans le cas d’un cadre supérieur, il siège à plus de deux conseils d’administration de sociétés ouvertes inscrites à la Bourse de Toronto; et
• dans le cas des administrateurs non exécutifs, il siège à plus de cinq conseils d’administration de sociétés ouvertes inscrites à la Cote de la TSX.

Toutefois, Glass Lewis peut s’abstenir d’émettre une recommandation de vote négatif si : (i) il détermine qu’un administrateur peut consacrer suffisamment de temps aux fonctions du conseil d’administration, cette décision étant prise en tenant compte d’un certain nombre de facteurs, y compris la taille et l’emplacement de toutes les sociétés où l’administrateur agit à titre d’administrateur, les rôles du conseil d’administration de l’administrateur dans les sociétés en question, si l’administrateur siège au conseil d’administration d’une grande société privée, le mandat de l’administrateur au sein des conseils en question et le dossier de présence de l’administrateur dans toutes les sociétés; ou (ii) la société fournit une justification suffisante pour le maintien du service du conseil d’administration de l’administrateur.

Glass Lewis n’a apporté aucun changement à sa politique, mais a précisé que, dans le cas d’un cadre autre qu’un pdg, il évaluera les tâches et les responsabilités spécifiques du rôle du cadre supérieur pour déterminer si une exception est justifiée à la limite de Glass Lewis de deux membres au sein du conseil d’administration pour les cadres.

C. Exigences en matière de préavis (ISS)

ISS a modifié sa politique en ce qui concerne les exigences de préavis pour prévoir qu’elle émettra une recommandation de voter contre toute disposition de préavis qui: (i) appelle à la présence d’un actionnaire de nomination à l’assemblée, quel que soit le nombre de votes obtenus par son candidat; ou (ii) donnerait à la société un large pouvoir discrétionnaire d’exiger des renseignements supplémentaires excessifs qui, sur demande et reçu, sera mis à la disposition du public des actionnaires.

D. Rémunération au rendement (ISS)

Pour évaluer la rémunération au rendement, iss commence par un outil de sélection quantitative, qui comprend les mesures suivantes :

• Degré relatif d’alignement, qui compare la rémunération relative à l’alignement du rendement par rapport aux pairs de l’ISS sur trois ans;
• Multiple de la médiane, qui compare la taille absolue de l’ensemble de rémunération à celle des pairs d’ISS sur une période d’un an; et
• Alignement pay-TSR, qui mesure les tendances des changements de rémunération par rapport aux tendances de création de valeur pour les actionnaires sur cinq ans.

Les résultats de l’analyse quantitative fournissent à ISS un niveau de préoccupation faible, moyen ou élevé, qui dicte le niveau d’examen qui s’applique lors de la réalisation de l’examen qualitatif de la discussion et de l’analyse de la rémunération qui suit.

ISS a mis à jour l’outil de sélection quantitative pour inclure l’alignement relatif entre la rémunération des PDG et la performance financière d’une entreprise. Plus précisément, l’évaluation de la performance financière compare la performance financière et opérationnelle de l’entreprise par rapport à celle de ses pairs d’ISS sur une période de deux ou trois ans. La performance financière est mesurée à l’aide des mesures suivantes, sélectionnées et pondérées par secteur d’activité : rendement du capital investi, rendement des actifs, rendement des capitaux propres, croissance du BAIIA et croissance des flux de trésorerie opérationnels. L’inclusion de l’évaluation du rendement financier dans l’analyse quantitative peut avoir une incidence sur le niveau global de préoccupation produit par cet outil d’examen quantitatif initial.

Pour 2018, ISS modifie également légèrement sa méthodologie TSR. Au lieu d’utiliser une seule date pour le cours de début et de fin de l’action dans le calcul TSR, ISS fera la moyenne des cours des actions pour les jours de bourse du mois de début et le mois de clôture utilisé pour le calcul.

E. Méthodologie de la carte de pointage de l’équité (ISS)

ISS utilise une carte de pointage pour évaluer un plan d’actions en fonction du coût pour les actionnaires, des pratiques de subvention historiques (c.-à-d. l’utilisation des capitaux propres) et des caractéristiques de gouvernance. Chacun de ces piliers est noté et un score de 50 points sur 100 points entraînera une recommandation de voter en faveur d’un plan d’actions tant que le plan d’actions n’a pas de « rupture de transaction » identifiée par ISS (c.-à-d. participation discrétionnaire ou insuffisamment limitée des administrateurs non salariés, une disposition de modification qui ne limite pas de manière adéquate la capacité de la société à modifier le régime sans l’approbation des actionnaires ou un historique de réévaluation des actions options sans l’approbation des actionnaires). Pour 2018, ISS a mis à jour la façon dont les points sont attribués dans le cadre du pilier des pratiques de subvention en ce qui concerne l’exigence pour les sociétés de l’indice composé S&P d’appliquer une période de retenue post-exercice ou post-règlement aux actions d’un dirigeant. Des points complets seront reçus pour les critères de la période de retenue si une période de retenue de 12 mois est appliquée après l’exercice d’une option ou le règlement d’une attribution. Auparavant, les points étaient attribués sur une échelle mobile pour des périodes de retenue de douze à 36 mois.

F. Réceptivité du conseil d’administration à la dissidence des actionnaires (Glass Lewis)

Glass Lewis est d’avis que le conseil d’administration a l’impératif de répondre à la dissidence des actionnaires à l’égard d’une proposition lors d’une assemblée annuelle de plus de 20 pour cent des votes exprimés. Dans le cas où 20 % ou plus des actionnaires retiennent des voix d’un candidat à un administrateur, votent contre une proposition parrainée par la direction ou votent pour une proposition d’actionnaire, Glass Lewis s’attend à ce qu’un conseil d’administration réagisse de manière appropriée. Par exemple, si une proposition d’avoir son mot à dire sur la rémunération reçoit moins de 80 pour cent d’appui, l’entreprise devrait divulguer, en détail, ses efforts de sensibilisation aux actionnaires et toute mesure prise à l’égard de cette sensibilisation. De même, si un candidat à un poste d’administrateur ou un régime d’actions reçoit moins de 80 % d’appui, la société devrait communiquer avec ses plus importants actionnaires pour déterminer la source de la préoccupation, puis prendre des mesures pour démontrer qu’elle comprend la préoccupation. Bien que le seuil de 20 pour cent à lui seul ne générera pas automatiquement une recommandation de vote négatif sur une proposition future, il peut être un facteur contributif de voter contre la recommandation de la direction dans le cas où Glass Lewis détermine que le conseil d’administration n’a pas répondu de manière appropriée.

G. Structures d’actions à deux classes (Glass Lewis)

Glass Lewis a ajouté une discussion à sa politique de 2018 quant à la prise en compte des structures de vote à deux classes lors de l’analyse de la gouvernance d’une entreprise. Glass Lewis est d’avis que de telles structures de vote ne sont généralement pas dans le meilleur intérêt des actionnaires ordinaires. À ce titre, Glass Lewis a ajouté la présence de structures d’actions à deux classes à la liste des facteurs dont il tiendra compte pour déterminer s’il y a lieu d’émettre une recommandation négative sur les élections des administrateurs dans les sociétés nouvellement ouvertes.

H. Assemblée virtuelle des actionnaires (Glass Lewis)

Glass Lewis a introduit une nouvelle politique concernant les assemblées virtuelles des actionnaires. En 2018, Glass Lewis ne fera pas de recommandations de vote uniquement sur la base qu’une entreprise tient une réunion virtuelle uniquement; cependant, à compter de 2019, Glass Lewis recommandera de voter contre les membres du comité de gouvernance lorsque le conseil d’administration prévoit de tenir une assemblée des actionnaires virtuelle uniquement et que la société ne fournit pas de divulgation dans sa circulaire qui garantit aux actionnaires qu’ils auront les mêmes droits et opportunités de participer aux assemblées virtuelles des actionnaires qu’ils le feraient lors d’une assemblée en personne.

I. Accès par procuration (Glass Lewis)

Glass Lewis a précisé qu’ils évalueront toutes les propositions d’accès par procuration au cas par cas. Lorsque ces résolutions seront proposées, Glass Lewis examinera le paysage réglementaire afin d’évaluer si les droits d’accès par procuration existants sont suffisants ou préférables à ceux demandés par la proposition. Dans les cas où Glass Lewis croit que les lois, les politiques ou les règlements existants accordent aux actionnaires des droits d’accès par procuration adéquats ou interdiraient l’adoption par une société de la disposition demandée, ils recommanderont aux actionnaires de voter contre de telles propositions.