Écrit par Stephen D. Burns

Jusqu’à récemment, la plupart des les organisations au Canada n’avaient qu’à s’assurer qu’elles conservaient leurs dossiers pour l' les délais minimaux exigés par la loi ou les normes professionnelles applicable à ces documents. De nombreuses organisations ont conservé leurs dossiers indéfiniment.

Avec l’adoption d’une loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé au Canada, la plupart des les organisations sont maintenant tenues de s’assurer qu’elles ne retiennent pas les services personnels les renseignements (c’est-à-dire les renseignements concernant une personne identifiable) pendant plus longtemps; que ces renseignements sont raisonnablement nécessaires pour atteindre les fins pour lesquelles : il a été recueilli. Par conséquent, les pratiques de tenue de dossiers à l’égard des particuliers l’information doit changer.

En plus des nouvelles exigences en matière de protection des renseignements personnels, une attention considérable des médias s’est concentrée sur la destruction inappropriée de dossiers. De l' allégations de déchiquetage intentionnel de documents par des représentants du gouvernement, les dirigeants d’entreprise et les conseillers professionnels à l’aliénation par inadvertance de des milliers de dossiers de police confidentiels dans un site d’enfouissement, les questions de dossier la conservation et la gestion des dossiers font maintenant l’objet des nouvelles du soir.

Il n’est pas surprenant qu’avec toute l’attention portée à la conservation des dossiers et aux dossiers , ces questions sont maintenant examinées par les administrateurs et les cadres supérieurs la gestion. De nombreuses organisations concentrent maintenant leur attention sur la question de la meilleure façon de gérer leurs pratiques de conservation des dossiers et de gestion des dossiers.

Trouver un équilibre

En général, l’objectif d’une organisation dans entreprendre un examen de leurs pratiques de conservation des dossiers et de gestion des dossiers; est d’acquérir une compréhension de la meilleure façon d’équilibrer :

A) l' le besoin de l’organisation de conserver des dossiers complets et exacts pour :

• faciliter les mesures prises par son personnel, à tous les niveaux et par ses successeurs; à l’appui des activités opérationnelles de l’organisation;
• rendre possible un un examen approprié de la conduite de l’organisation par toute personne autorisée à entreprendre un tel examen; et
• protéger les droits financiers, juridiques et autres de la l’organisation; avec

B) le besoin de l’organisation de :

• éviter conserver perpétuellement un nombre toujours croissant de documents, y compris des enregistrements dans les médias substituts (papier, électronique, etc.); et
• se conformer à l’applicable des lois, comme les lois sur la protection de la vie privée.

Cette compréhension est généralement élaboré au moyen d’un examen attentif de la gestion des documents de l’organisation; les pratiques de maintien en poste.

L’examen

sans un fondamental la compréhension des documents qui sont habituellement générés ou reçus dans l' la conduite des activités d’une organisation et des environnements dans lesquels elle : fonctionne, il est difficile d’élaborer un ensemble approprié de politiques et les pratiques pour guider l’organisation dans la conservation des dossiers et les dossiers les activités de gestion. En conséquence, la première étape vers l’élaboration d’un la conservation des dossiers et la pratique de gestion des dossiers consiste à effectuer un examen de l' les dossiers de l’organisation et ses activités à l’égard de ces documents.

Bien qu’il s’agit d’un exercice relativement simple, le processus d’examen : être invariablement aussi complexes que les activités entreprises par l’organisation. Que étant dit, le processus de gestion et d’examen de la conservation des documents consiste normalement à : une série d’étapes interdépendantes, y compris :

• la détermination de l' les activités opérationnelles menées par l’organisation, les documents qui sont généralement générés ou reçus dans la conduite de ces activités commerciales, et l’utilisation de ces renseignements au sein de l’organisation (souvent appelée « circulation de l’information »);
• l’évaluation des lois et des l’environnement réglementaire, y compris la détermination de la les organismes de réglementation qui supervisent ses activités commerciales et les la législation et la réglementation régissant ces activités;
• l’évaluation de l' l’environnement contractuel de l’organisation, y compris la détermination de l' les obligations contractuelles et équitables ayant une incidence sur ses activités commerciales, l' les ententes applicables régissant de telles activités (comme la confidentialité; l’arbitrage et les conventions d’exploitation), et les parties avec lesquelles l' l’organisation échange de l’information;
• l’évaluation de l’organisation de l' les paramètres opérationnels touchés par la gestion et la conservation des dossiers, y compris : ses systèmes de communication et autres systèmes d’information; et
• l’analyse de l' les activités opérationnelles courantes de l’organisation à l’égard de la loi; l’environnement réglementaire, contractuel et opérationnel et l’identification de les « écarts » entre les pratiques de l’organisation et les obligations qui existent dans les de tels environnements.

Après avoir terminé le processus d’examen, l' l’organisation est alors confrontée à la tâche de convertir les conclusions de son évaluation en action. Cela peut se faire par l’élaboration et la mise en œuvre de la gestion des enregistrements (création, accès, stockage) et la conservation des enregistrements (périodes de temps) et forme de destruction) des lignes directrices, des pratiques et des politiques.

Le dossier Politique de gestion

L’organisation voudra s’assurer que la politique traite adéquatement de la création, de l’utilisation, de l’accès, de la divulgation et de l’entreposage des consigne et gère les risques associés à :

• la capacité de l' l’organisation à identifier et à s’acquitter de ses obligations envers les tiers avec le respect du traitement des renseignements confidentiels ou des renseignements personnels (comme mandaté par les diverses lois sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé);
• l' la création d’enregistrements de communication partiels qui peuvent entraîner la création de les inférences défavorables, si et quand, un litige, une enquête ou une vérification survient (c.-à-d. le risque qu’une série de courriels entre deux employés (qui ne sont plus actif au sein de l’organisation) discuter de la non-conformité de l’organisation avec certaines lois est produite au cours d’un litige, et l’organisation est n’est pas en mesure de produire un compte rendu de la réunion où les employés déterminent, pas résistant à leurs e-mails, que l’organisation se conforme à ces la législation); et
• la sécurité des systèmes d’information et de l' les documents qui y sont contenus.

La stratégie de conservation des enregistrements

Le l’organisation voudra s’assurer que la politique de conservation des dossiers est adéquate traite des risques associés à la destruction des documents, comme :

• la destruction accidentelle d’un document par le personnel avant l’expiration de la période de conservation pertinente;
• le tirage d’inférences défavorables de la destruction d’un document, si et quand, litige, enquête ou il y a vérification (et l’exposition à des sanctions connexes); et
• la destruction d’un document (même après l’expiration de la période de conservation applicable) qui est plus tard requis pour aider votre organisation à soutenir ou à défendre son les intérêts.

Bien qu’aucun de ces risques ne puisse être complètement éliminé, ils peuvent être atténués grâce à une formation appropriée du personnel et à l' l’application uniforme des lignes directrices, des pratiques et des politiques adopté par l’organisation.

Le défi

s’appuie uniquement sur les « tableaux de conservation législatifs et réglementaires » peuvent exposer l’organisation à : risque important si l’information n’est pas également gérée dans le contexte de l' l’environnement contractuel de l’organisation, et les coûts importants si l' les lignes directrices, les pratiques et les politiques qui sont élaborées ne tiennent pas compte de l' les paramètres opérationnels et les limites qui existent au sein de l’organisation.

Pour cette raison, lorsque l’organisation élabore ses lignes directrices, ses pratiques et ses , il est important de tenir compte des risques associés à l’avenir la disponibilité ou la non-disponibilité d’un document ou d’une catégorie de documents donnés et à évaluer ces risques à la lumière des coûts plus généraux de gestion des dossiers de l’organisation et les objectifs.

Le défi est de trouver la meilleure façon d’équilibrer le désir concurrent de conserver tous les dossiers avec la nécessité de détruire ces dossiers