Les Autorités canadiennes en valeurs mobilières publient des lettres de commentaires sur le projet de politique nationale 25-201 à l’intention des agences de conseil en vote

Écrit par Will Osler, J. Paul D. Barbeau, Matthew R. Olson and Tessa E.J. Guenther

Le 24 avril 2014, les Autorités canadiennes en valeurs mobilières (ACVM) ont publié aux fins de commentaires le projet de Politique nationale 25-201 à l’intention des agences de conseil en vote. Les émetteurs, les cabinets d’avocats et d’autres participants au marché ont soumis des lettres de commentaires qui ont récemment été publiées par les ACVM. La politique proposée, y compris les lettres d’observations reçues, peut être téléchargée à partir du site Web de l’Alberta Securities Commission (PDF).

L’objectif de la politique proposée est de répondre aux préoccupations des participants au marché au sujet des services fournis par les agences de conseil en vote en fournissant des directives non obligatoires sur les pratiques recommandées et la divulgation pour les agences de conseil en vote sur les conflits d’intérêts, la transparence, l’élaboration de lignes directrices sur le vote par procuration et les communications avec le public.

Historique

Le 21 juin 2012, les ACVM ont publié aux fins de commentaires le document de consultation 25-401 Intitulé Potential Regulation of Proxy Advisory Firms. L’objectif du document de consultation était de faciliter la discussion sur les services fournis par les agences de conseil en vote et d’explorer la nécessité pour les ACVM de répondre aux préoccupations des participants au marché concernant les agences de conseil en vote. À la lumière des commentaires reçus sur le document de consultation, les ACVM ont par la suite publié aux fins de commentaires la politique proposée.

Principales dispositions du projet de politique

Conflits d’intérêts

La possibilité de conflits d’intérêts dans l’industrie des conseils en vote peut compromettre l’indépendance des conseils fournis par les agences de conseil en vote. Les ACVM s’attendent à ce que les entreprises identifient, gèrent et atténuent les conflits d’intérêts réels ou potentiels et envisagent de le faire, entre autres :

• établir des politiques et des procédures pour atténuer les conflits d’intérêts réels ou potentiels qui pourraient influencer la recherche, l’analyse, les recommandations de vote ou les lignes directrices sur le vote par procuration;
• concevoir et mettre en œuvre des mesures de protection et des contrôles internes pour surveiller les politiques et les procédures et adopter un code de conduite pour atténuer les conflits d’intérêts réels ou potentiels (qui ont l’approbation du chef de la direction et du conseil d’administration de l’entreprise); et
• évaluer régulièrement l’efficacité des processus pour s’assurer qu’ils demeurent appropriés (y compris la nomination d’une personne dûment qualifiée pour surveiller et évaluer la conformité de ses processus par l’entreprise).

De plus, on s’attend à ce que les agences de conseil en vote divulguent les conflits d’intérêts réels ou potentiels à leurs clients en temps opportun et, dans la mesure du possible, qu’elles affichent ou décrivent sur leurs sites Web leurs politiques, procédures, mesures de protection, contrôles et codes de conduite.

Transparence et exactitude des recommandations relatives au vote

Les ACVM font la promotion de la transparence dans les processus menant aux recommandations de vote, afin que les participants au marché puissent évaluer de façon appropriée les mérites de ces conseils. Les ACVM s’attendent à ce que les agences de conseil en vote veillent à ce que les recommandations de vote soient déterminées de manière cohérente, en fonction de renseignements à jour accessibles au public et préparées conformément à une méthodologie visant à réduire le risque d’erreurs.

Les agences de conseil en vote peuvent envisager de prendre les mesures suivantes :

• évaluer régulièrement l’efficacité des contrôles et des procédures internes;
• mettre en œuvre un processus d’assurance de la qualité pour examiner les recommandations de vote avant qu’elles ne soient fournies aux clients;
• établir et, dans la mesure du possible, divulguer des politiques et des procédures décrivant la méthodologie utilisée dans l’analyse ainsi que des mesures de protection et des contrôles internes pour accroître l’exactitude et la fiabilité de l’information et des données utilisées dans la préparation des recommandations de vote; et
• s’assurer qu’ils disposent des ressources, des connaissances et de l’expertise nécessaires pour préparer des recommandations de vote bien documentés et analysées, en embauchant et en maintenant en poste des personnes ayant les compétences appropriées.

Élaboration de lignes directrices sur le vote par procuration

Les ACVM encouragent les agences de conseil en vote à s’assurer que leurs lignes directrices sur le vote par procuration, qui peuvent avoir une influence sur les pratiques de gouvernance d’entreprise des émetteurs, évitent une approche « universelle » et à tenir compte de ce qui suit lors de l’élaboration de ces lignes directrices :

• établir, tenir à jour et appliquer des politiques et des procédures écrites décrivant le processus suivi dans l’élaboration et la mise à jour des lignes directrices sur le vote par procuration;
• consulter régulièrement les clients, les autres participants au marché et le public et tenir compte des conditions du marché local ou de la réglementation;
• disposer des ressources, des connaissances et de l’expertise nécessaires pour élaborer et mettre à jour les lignes directrices en matière de vote; et
• dans la mesure du possible, afficher sur leur site Web leurs lignes directrices, politiques et procédures de vote par procuration et consultations menant à l’élaboration de lignes directrices sur le vote par procuration.

Communications avec les clients, les participants au marché, les médias et le public

Les ACVM encouragent les agences de conseil en vote à favoriser la compréhension des activités de ces sociétés en :

• communiquer à leurs clients dans leurs rapports : (i) tout conflit d’intérêts réel ou potentiel découlant des recommandations de vote; (ii) l’approche ou les méthodologies utilisées, les facteurs pris en compte et le poids accordé à ces facteurs pour déterminer les recommandations du crédit; (iii) les renseignements qui sont factuels ou qui proviennent de modèles ou d’hypothèses analytiques et les raisons pour lesquelles ils ont voté des recommandations; (iv) la mesure dans laquelle les lignes directrices sur le vote par procuration sont utilisées pour formuler des recommandations en matière de vote par procuration; v) la nature de tout dialogue avec l’émetteur dans la préparation des recommandations de vote; et (vi) toute limitation ou condition connue ou potentielle dans la recherche et l’analyse utilisées dans la préparation des recommandations de vote;
• corriger en temps opportun toute erreur factuelle ou inexactitude trouvée dans un rapport;
• l’établissement de politiques et de procédures régissant leurs communications avec les clients, les participants au marché, les médias et le public et l’affichage de ces politiques et procédures sur leurs sites Web; et
• établir une personne-ressource pour gérer les communications avec les clients, les participants au marché, les médias et le public.

Prochaines étapes

Les ACVM n’ont pas donné d’indication sur les prochaines étapes de la politique proposée et, pour le moment, il n’est pas clair si elle sera adoptée telle que rédigée, révisée ou même complètement abandonnée. Bennett Jones continuera de surveiller la politique proposée et de fournir des mises à jour sur d’autres développements.