L’existence d’un litige ou d’une enquête administrative crée des obligations uniques pour une partie à l’égard de ses documents, tant papier qu’électroniques. Le terme « document » englobe pratiquement toutes les formes de renseignements consignés, y compris les types plus traditionnels de documents tels que les notes manuscrites, les ententes, les factures, les notes de service et les courriels à des formes émergentes de renseignements électroniques comme les métadonnées, les journaux d’historique Internet, les fichiers Internet temporaires et les sites Web.
Il s’agit du premier d’une série de blogs concernant ces obligations mettant l’accent sur l’importance de la préservation.
La prolifération de l’information électronique a eu une incidence sur ce qui est exigé des parties pour se conformer à trois obligations distinctes et a changé :
- l’obligation de préserver les documents potentiellement pertinents et matériels;
- l’obligation d’identifier tous les documents pertinents et matériels; et
- l’obligation de recueillir tous les documents pertinents et matériels.
Une fois que les renseignements ont été identifiés et recueillis, votre avocat sera en mesure d’examiner et de produire les documents conformément aux exigences de divulgation et de production des Règles de procédure ou des règles administratives.
Bien que votre avocat soit en mesure d’aider ses clients à satisfaire à ces obligations, vous devez être conscient que vous devrez investir du temps et des efforts dans la compréhension des pratiques informatiques et la création d’un plan efficace et pratique pour préserver, identifier et recueillir des documents électroniques pertinents et importants.
Les conséquences de l’omission de préserver adéquatement l’information peuvent être graves dans le contexte des litiges et du droit administratif. Dans le cadre d’un litige, la spoliation peut contribuer à une conclusion défavorable d’un tribunal ou à une conclusion d’outrage (ce qui peut entraîner des amendes et des peines d’emprisonnement) (Victor Stanley, Inc. c. Creative Pipe, Inc. Non. MJG-06-2662, 2010 WL 3703696 (D. Md. 9 sept. 2010)). En vertu de la Securities Act (Alberta), par exemple, la destruction de renseignements ou de biens constitue une entrave à la justice et une infraction à la Loi, avec des peines allant d’une amende maximale de 5 millions de dollars ou d’un emprisonnement maximal de cinq ans (Securities Act, RSA 2000, c S-4 à l’art. 93.4 et 194). Par conséquent, nous recommandons à tous nos clients de comprendre leurs obligations et de veiller à ce que les étapes de préservation reçoivent suffisamment de soins et d’attention.
Une partie est tenue de conserver, dans leur format original, tous les documents dont on pourrait raisonnablement s’attendre à ce qu’ils soient potentiellement pertinents et importants pour le litige ou l’enquête administrative. Pour satisfaire à l’obligation de préservation, nous recommandons que chaque partie mette en œuvre une suspension de litige rapidement une fois qu’un problème de litige est identifié ou que l’entreprise détermine qu’une enquête administrative est susceptible d’être entreprise (ce qui pourrait être des semaines ou des mois avant que l’on retene les services d’un avocat).
Une mise en attente pour litige est une mise en demeure aux personnes touchées (employés ou tiers) contenant des détails sur les renseignements visés par la suspension du litige et des directives concernant la préservation.
Pour mettre en œuvre une suspension de litige, votre avocat aura besoin de votre coopération et de celle de vos services informatiques. Ces parties élaboreront un plan pour identifier les personnes et les endroits où des renseignements potentiellement pertinents et importants pourraient être stockés. Votre avocat travaillera également avec vos services informatiques pour examiner et modifier les processus informatiques qui peuvent automatiquement archiver ou supprimer ces informations.
Traduction alimentée par l’IA.
Veuillez noter que cette publication présente un aperçu des tendances juridiques notables et des mises à jour connexes. Elle est fournie à titre informatif seulement et ne saurait remplacer un conseil juridique personnalisé. Si vous avez besoin de conseils adaptés à votre propre situation, veuillez communiquer avec l’un des auteurs pour savoir comment nous pouvons vous aider à gérer vos besoins juridiques.
Pour obtenir l’autorisation de republier la présente publication ou toute autre publication, veuillez communiquer avec Amrita Kochhar à kochhara@bennettjones.com.
Bennett Jones