Nouveau règlement concernant le processus d’embauche : dates et renseignements clés pour les employeurs de l’Ontario

12 décembre 2024

Écrit par Haley Zerr et Carl Cunningham

L’Ontario a récemment publié des règlements offrant aux employeurs plus de détails sur les nouvelles modifications à la Loi de 2000 sur les normes d’emploi (LNE) liées au processus d’embauche.

Ces changements ont d’abord été introduits en vertu de la Loi de 2024 sur les quatre travailleurs (projet de loi 149) et de la Loi de 2024 sur le travail pour les travailleurs (projet de loi 190) dans le cadre de la série législative « Travailler pour les travailleurs » de l’Ontario, qui a reçu la sanction royale plus tôt cette année. Nous avons déjà discuté de ces changements dans nos mises à jour, Plus de modifications législatives à l’horizon pour les employeurs et les Plus de modifications législatives pour les employeurs de l’Ontario alors que la Loi de 2024 sur les cinq personnes qui travaillent pour les travailleurs de l’Ontario reçoit la sanction royale. Les règlements sont accessibles ici et ici.

Dans cet article, nous passons en revue les principales exigences pour les employeurs de l’Ontario sous réglementation provinciale liées au processus d’embauche, y compris les offres d’emploi et les entrevues.

Changements en vigueur le 1er juillet 2025

Obligation de fournir des renseignements aux employés

Les employeurs ayant 25 employés ou plus le premier jour de travail de l’employé doivent fournir les informations suivantes par écrit aux employés avant leur premier jour de travail ou aussitôt que raisonnablement possible :

• la dénomination sociale de l’employeur, plus toute autre dénomination sociale ou commerciale de l’employeur, si elle est différente de la dénomination sociale ;
• les coordonnées de l’employeur, y compris l’adresse, le numéro de téléphone et un ou plusieurs noms de personnes-ressources ;
• une description générale du lieu et des heures de travail prévus de l’employé ;
• le taux de salaire ou de commission horaire de départ ou autre de l’employé, selon le cas ; et
• la période de paie et le jour de paie établis par l’employeur conformément à ses obligations en vertu de la LNE.

Changements en vigueur le 1er janvier 2026

Exigences d’affichage d’emploi annoncées publiquement

Seuil d’effectif : Les employeurs ayant 25 employés ou plus le jour de l’affichage de l’offre d’emploi annoncée publiquement doivent inclure certains renseignements dans l’offre d’emploi, indiquée ci-dessous.

 « Offres d’emploi annoncées publiquement » : Une offre d’emploi externe qu’un employeur ou une personne agissant au nom d’un employeur annonce au grand public de quelque manière que ce soit.   Toutefois, il ne comprend pas :

• une campagne générale de recrutement ou une affiche d’aide recherchée qui n’annonce pas un poste spécifique ;
• une affectation limitée aux employés existants de l’employeur ; ou 
• une affectation pour un travail qui doit être effectué à l’extérieur de l’Ontario ou à l’extérieur et en Ontario lorsque le travail effectué à l’extérieur de l’Ontario n’est pas une continuation du travail effectué en Ontario (ce qui signifie que le travail à exécuter doit s’inscrire dans le champ d’application de la LNE).

Exigences :

• Transparence de la rémunération : Incluez la rémunération prévue ou l’échelle de rémunération pour le poste. Aux fins des offres d’emploi, « rémunération » signifie « salaire » tel que défini dans la LNE (p. ex., comprend les commissions et les primes non discrétionnaires), qui fait référence à toute rémunération monétaire payable par un employeur à un employé en vertu des modalités d’un entrepreneur d’emploi écrit ou oral (exprès ou implicite), à tout paiement que la LNE doit faire à un employé et à toute indemnité de logement ou de pension.
  • Fourchettes : Lorsqu’une fourchette de rémunération est affichée, celle-ci ne doit pas dépasser plus de 50 000 $ par année.
  • Exception : L’obligation d’afficher des renseignements sur la rémunération ne s’applique pas aux postes qui paient 200 000 $ ou plus par année ou qui ont une fourchette de rémunération avec une limite supérieure prévue équivalant à plus de 200 000 $ en salaires par année.
• Utilisation de l’intelligence artificielle : Inclure un énoncé indiquant si l’employeur utilise l’intelligence artificielle pour sélectionner, évaluer ou sélectionner les candidats. « Intelligence artificielle » désigne un système informatisé qui, pour des objectifs explicites ou implicites, déduit de l’entrée qu’il reçoit afin de générer des extrants tels que des prédictions, du contenu, des recommandations ou des décisions qui peuvent influencer les environnements physiques ou virtuels.
• Poste vacant : Inclure une déclaration indiquant si l’affichage concerne un poste vacant existant.  
• Expérience canadienne : Omettre toute exigence liée à l’expérience canadienne. Cette exigence s’applique également à tous les formulaires de demande connexes.

Devoir d’informer les candidats

Lorsqu’un employeur mène une entrevue avec un candidat pour une offre d’emploi annoncée publiquement, l’employeur doit dans les 45 jours de l’entrevue ou de la dernière entrevue d’un candidat s’il y a plusieurs entrevues, informer le candidat de si une décision d’embauche a été prise à l’égard du poste. Ces renseignements peuvent être fournis en personne, par écrit ou à l’aide de la technologie.

Aux fins de sa nouvelle obligation, « entrevue » s’entend d’une réunion en personne ou d’une réunion utilisant la technologie, y compris, mais sans s’y limiter, la technologie de téléconférence et de vidéoconférence, entre un candidat qui a postulé à une offre d’emploi annoncée publiquement et un employeur ou une personne agissant au nom d’un employeur où des questions sont posées et des réponses sont données pour évaluer l’aptitude du candidat au poste, mais ne comprend pas l’examen préalable avant la sélection des candidats pour une telle réunion.

Exigences relatives à la conservation des documents

Un employeur doit conserver des copies de chaque offre d’emploi annoncée publiquement et de chaque formulaire de demande connexe pendant trois ans après que l’accès du public à l’affichage a été supprimé et doit conserver un dossier des renseignements fournis aux candidats qui ont été interviewés pendant trois ans après qu’ils ont été fournis au demandeur.

Principaux points à retenir pour les employeurs de l’Ontario

Bien que ces nouvelles exigences n’entrent pas en vigueur avant un certain temps, les employeurs de l’Ontario devraient commencer à examiner et à mettre à jour leurs politiques et procédures applicables en milieu de travail pour s’assurer qu’elles sont conformes à la LNE, notamment :

1. Examinez vos lettres d’offre et vos documents d’intégration pour déterminer s’ils comprennent les renseignements qui doivent être divulgués aux employés embauchés, ou si ces documents doivent être mis à jour avant le 1er juillet 2025.
2. Examinez vos modèles d’offres d’emploi pour déterminer s’ils comprennent les renseignements requis en vertu du nouveau règlement ou s’ils doivent être mis à jour avant le 1er janvier 2026.
3. Examinez le processus de rétroaction de votre candidat pour déterminer s’il comprend déjà une obligation d’informer les candidats non retenus ou si le processus doit être mis à jour avant le 1er janvier 2026.

Si vous avez des questions sur l’une des exigences discutées dans cet article, veuillez contacter l’un des auteurs, ou un autre membre du groupe Bennett Jones Employment Services group, pour plus d’informations.  

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