Maximiser votre conformité et votre efficacité en matière de sécurité dans un environnement économique éprouvant

12 mai 2020

Écrit par Jennifer Miller, Simon Foxcroft and Mathieu LaFleche

« Quand les pêcheurs ne peuvent pas aller en mer, ils réparent leurs filets. »

La pandémie a créé des conditions économiques très difficiles, tandis que le danger pour la santé du virus a lui-même mis les questions de santé et de sécurité au travail (SST) au premier plan. Il est difficile de se conformer aux lois sur la SST dans le meilleur des cas, mais comment faites-vous face lorsque vos budgets sont réduits, que votre main-d’œuvre est réduite, que vos lieux de travail sont à risque de contamination virale et que les travailleurs peuvent travailler à distance?

Dans un effort pour soutenir les organisations en ces temps difficiles, nous voulions partager quelques idées sur la façon dont vous pouvez maintenir ou améliorer économiquement vos programmes de conformité et de sécurité en matière de SST en utilisant les ressources existantes.

Cadeaux

Tout le monde aime les trucs gratuits. Même les avocats.

L’un des moyens les plus simples de rester au courant de la loi et d’avoir un accès immédiat à des précédents gratuits est de vous inscrire aux bulletins de SST publiés par votre organisme de réglementation concerné. Voici quelques-uns des liens dans l’Ouest canadien :

• Pour la Colombie-Britannique, visitez le site Web WorkSafeBC;
• Pour l’Alberta, visitez le site web Gouvernement de l’Alberta.

Si votre organisation exerce ses activités dans l’Ouest canadien, il peut être difficile de se tenir au courant des exigences législatives. WorkSafeBC, en particulier, publie fréquemment des révisions à ses exigences. Bien que cela rende difficile la mise à jour des copies papier de la législation, les bulletins de SST publiés par les organismes de réglementation fourniront généralement un préavis du moment où un changement est en cours.

En plus de recevoir un préavis des modifications réglementaires, les organismes de réglementation publient des bulletins d’interprétation offrant des conseils sur la façon dont l’organisme de réglementation lui-même interprète une exigence juridique particulière. Les lecteurs doivent faire preuve de prudence à l’égard de ces bulletins d’interprétation, car ils peuvent différer de la façon dont une exigence peut être interprétée par les tribunaux. Avec cette lentille à l’esprit, il est toujours avantageux de savoir ce que votre organisme de réglementation pense car, si rien d’autre, il signalera leur objectif probable pour toute inspection ou enquête ultérieure. Les organismes de réglementation tiennent également à jour de vastes bases de données interrogeables sur les formulaires et les ressources qui sont logiquement triés par sujet, industrie et public.

À leur meilleur, ces ressources en ligne fournissent des conseils utiles et opportuns sur des sujets d’actualité qui préoccupent les employeurs. Un excellent exemple récent est le bulletin électronique de l’Alberta OHS du 17 avril 2020, qui fournissait un hyperlien vers l’article de l’Alberta Construction Association sur la gestion d’une réponse au virus. Le présent document présente une approche exceptionnelle en matière d’évaluation, d’élimination et de contrôle des dangers viraux qui pourrait être adaptée à presque tous les lieux de travail.

En plus des organismes de réglementation eux-mêmes, la plupart des associations provinciales de sécurité tiennent également à jour régulièrement des bulletins et des ressources en ligne qui fournissent des renseignements et des précédents très éducatifs et propres à l’industrie qui s’adaptent aux activités de nombreux employeurs. Dans le même ordre d’idées, Bennett Jones a créé un centre de ressources COVID-19, qui est accessible here .

Mise à profit des ressources existantes

1. Considérez vos contrats

Contrairement aux cadeaux, tout le monde n’aime pas les contrats. Malgré cette aversion, c’est exactement le bon moment pour dépoussiérer vos contrats existants afin d’examiner comment ils abordent les considérations en matière de SST. Pourquoi?  Lorsque tout le monde est occupé et que le temps presse (littéralement et contractuellement), les contrats peuvent être signés à la hâte, voire pas du tout. La situation actuelle offre l’occasion d’envisager des révisions pour les contrats futurs afin d’inclure des modalités de SST solides et à jour, et d’évaluer s’il existe des possibilités d’économies financières dans les obligations contractuelles existantes en matière de sécurité. Voici quelques questions clés à prendre en compte tout en faisant cela:

• Vos contrats ont-ils tenu compte des récentes modifications législatives? Par exemple, tout contrat sous réglementation provinciale pour des travaux en Alberta qui existait avant le 1er juin 2018 peut avoir contenu des obligations d’entrepreneur principal et une rémunération qui pourraient ne plus s’appliquer compte tenu de la restriction de ce rôle aux chantiers pétroliers et gaziers et aux chantiers de construction, et le 6 avril 2020, une version révisée de la Workers Compensation Act de la Colombie-Britannique est entrée en vigueur avec une numérotation réorganisée et un libellé révisé;  
• Y a-t-il des possibilités de collaboration contractuelle supplémentaire sur un lieu de travail multi-employeurs? Dans le cas d’un projet qui attire un entrepreneur principal, l’article 178 du Code de la SST de l’Alberta permet à un entrepreneur principal et aux autres employeurs du projet de fournir collectivement des services de premiers soins, des fournitures et de l’équipement et de fournir une salle de premiers soins, comme l’exige l’annexe 2 du Code de la SST de l’Alberta. Le fait de répondre collectivement aux besoins en matière de premiers soins se traduira presque certainement par des économies, mais il faut le faire au moyen d’une entente écrite;
• Avez-vous tenu compte de votre compétence? Si votre organisation travaille dans le secteur de la construction, les lois sur la SST qui s’appliquent aux travaux de construction multipartites en Colombie-Britannique par rapport à l’Alberta sont très différentes. Un précédent albertain ne fonctionnera tout simplement pas en Colombie-Britannique. Les obligations des « propriétaires » de chantiers sont également très différentes entre les lois sur la SST en Colombie-Britannique, en Alberta et en Saskatchewan;
• Y a-t-il des obligations et des coûts dont vous pouvez sous-traitance? Par exemple, depuis 2018, la Loi sur la SST de l’Alberta comporte de nouvelles obligations en matière de sécurité pour les propriétaires de chantiers, mais aussi de nouvelles possibilités de sous-traitance de ces obligations; et
• Avez-vous soigneusement examiné quelle législation en matière de sécurité s’applique aux activités exécutées en vertu des contrats? Selon la nature des activités prévues par le contrat, diverses lois en matière de santé et de sécurité s’appliqueront. Par exemple, en Alberta, on met souvent l’accent sur les exigences de la Loi sur la SST de l’Albertatout en ignorant l’application potentielle de la Safety Codes Act ou de la Public Health Act.

2. Savez-Vous Où Se Trouve Votre Acceptation, Votre Approbation Ou Votre Dérogation?

L’un des éléments souvent perdus dans le mélange des organisations occupées est une acceptation, une approbation ou une dérogation vitale qui permet une pratique autre que celle prescrite par une loi sur la SST. C’est le moment de déterminer si votre organisation :

• En a (et considérez également s’ils ont expiré);
• Effectue des travaux conformément à la pratique alternative;
• Devrait envisager de retirer ou de rafraîchir la pratique alternative en raison d’un changement important dans toute circonstance pertinente (loi, norme d’ingénierie, pratique de l’industrie, etc.); et
• A placé des rappels de calendrier appropriés en ce qui concerne les pratiques de rechange existantes pour tout examen ou renouvellement futur qui pourrait être nécessaire.

Une activité complémentaire consiste à déterminer s’il peut y avoir des exigences législatives en matière de SST qui ne conviennent pas particulièrement à vos activités, ce qui pourrait être évité par une acceptation, une approbation ou une dérogation. Bien que les exigences en matière de SST s’appliquent généralement, elles ne constituent pas toujours une « solution universelle » et il peut y avoir une façon tout aussi sûre et plus rentable de faire quelque chose que celle qui est expressément énoncée dans une exigence législative. Dans ces circonstances, de mauvaises habitudes de solutions de contournement peuvent se développer. Les organisations qui cherchent à éviter cela devraient se demander s’il est temps de demander une autre pratique, à condition qu’elle puisse fournir un facteur égal ou supérieur pour la sécurité.

Les avenues potentielles qui sont ouvertes aux organisations à la recherche de pratiques alternatives sont en constante évolution et il vaut donc la peine de revoir cela sur une base périodique. Par exemple, en 2018, la Loi sur la SST de l’Alberta a considérablement changé en ce qui concerne les pratiques de rechange. Entre autres choses, la Loi sur la SST de l’Alberta comprend maintenant une possibilité intergouvernementale où l’organisme de réglementation peut approuver, à certaines conditions, une norme ou un équipement de rechange qui est conforme aux exigences d’une autre administration canadienne. Cette avenue à elle seule pourrait créer d’importantes gains d’efficacité financière (en particulier pour les employeurs qui exercent leurs activités dans plusieurs provinces) sans compromettre la sécurité de quelque façon que ce soit.

3. Obtenir un COR/SECOR

Un certificat de reconnaissance ou un certificat de reconnaissance pour les petits employeurs délivré par l’un ou l’autre des organismes de partenariat de l’Ouest canadien pour la réduction des blessures fournit une confirmation externe que votre organisation a établi un système de gestion de la santé et de la sécurité. Les partenaires de certification ont mis en œuvre des mesures telles que des audits à distance et des procédures d’audit modifiées qui respectent les pratiques de distanciation sociale, il n’y a donc aucune raison de retirer votre pied de cette pédale particulière.

Il ne fait aucun doute que ce type de reconnaissance a des répercussions financières positives potentielles pour des organisations telles que :

• Un programme amélioré de santé et de sécurité réduit le risque d’incidents ou de blessures en milieu de travail et leurs répercussions financières correspondantes;  
• Il y a généralement des réductions consécutives immédiates des primes de la Commission des accidents du travail; et
• La réception d’un COR/SECOR peut améliorer la compétitivité d’une organisation dans les soumissions commerciales ou les négociations futures.

4. Dépoussiérer ces politiques et procédures

Contrairement à ce que vous ressentez peut-être, c’est en fait un excellent moment pour revoir vos politiques et procédures de SST. À l’insintérité des contrats, les organisations peuvent perdre de vue à quel point leurs politiques et procédures de SST suivent le travail effectué et les exigences en constante évolution en matière de SST. Voici quelques questions à poser à votre équipe :

• Nos politiques et procédures sont-elles conformes à la loi actuelle sur la SST?
• Nos politiques et procédures sont-elles conformes à la loi sur la SST dans les juridictions dans lesquelles nous opérons?
• Nos politiques et procédures traitent-elles des activités que nos travailleurs entreprennent?
• Nos politiques et procédures traitent-elles de l’équipement que nos travailleurs utilisent?

Bien sûr, vous devrez également modifier et mettre à jour vos politiques et procédures pour faire face au nouveau danger présenté par le virus.

En plus d’examiner périodiquement les politiques et les procédures pour s’y conformer par rapport aux changements apportés aux exigences législatives, les organisations devraient également envisager un examen périodique pour tenir compte de tout changement aux spécifications du fabricant pour l’équipement et les fournitures. Bien que ces spécifications ne soient pas la loi, il existe généralement des obligations légales d’en rendre compte. Par exemple, le Code de la SST de l’Alberta exige que les employeurs s’assurent que l’équipement et les fournitures sont érigés, installés, assemblés, démarrés, exploités, manipulés, entreposés, entretenus, testés, ajustés, étalonnés, entretenus, réparés et démontés conformément aux spécifications du fabricant (ou aux spécifications certifiées par un ingénieur professionnel). Un ralentissement économique peut entraîner des organisations ayant une capacité d’ingénierie inactive qui peut être déployée pour aider à l’identification et à l’examen des spécifications. Se passer de spécifications qui ne sont pas applicables à votre organisation par le biais d’un examen technique peut offrir des économies de coûts potentielles à l’avenir. La capacité d’ingénierie disponible peut également être utilisée pour inspecter et vérifier les flottes d’équipement qui se trouvent dans les cours en attente d’un déploiement futur.

Ce type d’évaluation crée également une occasion de mettre en œuvre un système d’examen périodique pour surveiller et suivre les questions de SST. Appelons cela des « possibilités d’amélioration ». Par exemple: 

• Si la loi sur la SST exige un examen des politiques et des procédures dans certains intervalles de temps, des rappels de calendrier sont-ils placés et suivis?
• Comment les problèmes soulevés dans les vérifications de sécurité internes ou externes, les inspections et les enquêtes sont-ils résolus?

Les problèmes de continuité de la dotation étant à la hausse, nous recommandons plusieurs systèmes de notification du personnel pour tout processus de surveillance afin que le départ des membres clés de l’équipe n’entraîne pas de lacunes majeures.

Bien que très graves, le ralentissement économique et la pandémie sont des problèmes temporaires. L’importance et la valeur du maintien d’un lieu de travail sécuritaire sont continues.

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