Écrit par Curtis A. Cusinato, Brent W. Kraus and Preet K. Gill

Le 11 mars 2020, l’Organisation mondiale de la Santé a officiellement déclaré que la COVID-19 était une pandémie. Les ramifications de covid-19 sont vécues dans le monde entier, avec le président Trump suspendant tous les voyages en provenance d’Europe, et même la NBA et la LNH suspendant leurs saisons indéfiniment. À un niveau plus local, les entreprises sont confrontées à leurs propres décisions en ce qui concerne la façon de gérer le virus et de prendre des décisions responsables, tout en essayant de maintenir la rentabilité de l’entreprise. Dans ces circonstances, les conseils d’administration doivent être conscients de leurs obligations et obligations légales, ainsi que des considérations particulières qui peuvent découler de la COVID-19.

Fonctions des administrateurs

Les lois sur les sociétés au Canada énoncent deux principales obligations légales pour les administrateurs, connues sous le nom d’obligation de loyauté et d’obligation de diligence. En vertu de l’obligation de loyauté, les administrateurs doivent agir honnêtement et de bonne foi dans l’intérêt supérieur de la société. En agissant conformément à l’obligation de loyauté, les administrateurs devraient tenir compte des intérêts de toutes les parties prenantes (y compris les actionnaires, les employés, les retraités et les retraités, les créanciers, les clients et les gouvernements), de l’environnement et des intérêts à long terme de la société. L’obligation de diligence est la norme à laquelle l’exécution des obligations des administrateurs est censée se conformer. Les administrateurs doivent agir d’une manière éclairée et prudente, dont les contours sont déterminés par les circonstances factuelles de chaque situation. La perfection n’est pas exigée des administrateurs – il faut plutôt qu’il y ait un degré approprié de prudence et de diligence pour prendre une décision d’affaires raisonnable. À condition que les administrateurs agissent en connaissance de cause et à l’abri des conflits d’intérêts, les tribunaux du Canada s’en remettent généralement aux administrateurs en vertu de la règle du jugement commercial.

Les devoirs dans le contexte de la COVID-19

Bien que les administrateurs aient leurs obligations fiduciaires envers la société, et non envers les parties prenantes individuelles, il convient de rappeler que les administrateurs doivent agir de manière à promouvoir le succès de la société et doivent tenir compte des intérêts des employés de la société. De plus, ils doivent agir raisonnablement à la lumière des circonstances factuelles du moment, qui comprennent actuellement l’existence de la pandémie de COVID-19. Par conséquent, si les administrateurs étaient complètement imprudents ou aveugles quant aux répercussions potentielles de la COVID-19, il pourrait y avoir un risque de responsabilité. D’un point de vue pratique, les conseils d’administration devraient être en mesure de démontrer qu’ils ont cherché à s’informer des risques applicables et qu’ils ont mis en place une réponse appropriée à tout problème lié à la COVID-19 qui pourrait avoir une incidence sur la société ou ses employés.

Chaque société et chaque situation est différente et il est donc impossible d’élaborer une liste de contrôle complète pour toutes les sociétés. L’un des facteurs clés est actuellement l’emplacement de la société et de ses employés, ce qui entraînera l’intervention appropriée. Voici quelques-unes des considérations actuelles que les conseils d’administration pourraient vouloir prendre en considération :

• Former un comité chargé de surveiller spécifiquement l’évolution rapide de la situation de la COVID-19, y compris les lignes directrices d’organisations telles que l’Organisation mondiale de la Santé, et d’évaluer les mesures de gestion des risques. Certains administrateurs ou employés peuvent avoir besoin de se retirer de leurs rôles quotidiens et de consacrer beaucoup de temps à l’élaboration de réponses appropriées.
• Aborder les questions de santé et de sécurité au travail, y compris la santé et la protection des employés. À tout le moins, cela comprend probablement des directives sur l’assainissement approprié et des directives pour les employés malades de rester à la maison, mais peut également nécessiter l’examen de restrictions plus importantes sur les employés si, par exemple, l’employé a visité une zone à haut risque. Les entreprises peuvent commencer à faire face à une tension entre les libertés civiles, telles que le droit de leurs employés de voyager, et la sécurité des autres employés où ils peuvent être exposés à ceux qui ont voyagé. D’autres lieux de travail, ou le fait que les employés travaillent à distance dans certaines circonstances, peuvent être des options que les conseils peuvent envisager.
• Évaluer la capacité des employés à travailler à distance, y compris toute mesure de cybersécurité supplémentaire qui pourrait devoir être mise en œuvre.
• Déterminer si des réunions ou des événements de plus grande envergure devraient être reportés, annulés ou déplacés vers un environnement virtuel, selon les circonstances.
• Selon l’industrie de la société, évaluer comment traiter ou atténuer les répercussions financières de la COVID-19, par exemple les problèmes d’approvisionnement, en particulier lorsque les fournisseurs sont situés dans des zones à haut risque ou des zones soumises à des restrictions de voyage, et les problèmes de liquidité potentiels à la lumière, entre autres, des impacts sur le marché.
• Coordonner une communication constante avec les parties prenantes potentiellement touchées, y compris les clients.

L’impact de la COVID-19 pourrait être très important pour les sociétés, et les conseils d’administration doivent être conscients de leurs devoirs et obligations uniques dans ces circonstances. Chaque société et chaque situation sera différente et peut nécessiter une réponse différente. Bennett Jones peut aider les organisations à élaborer des réponses et des mesures appropriées face à la pandémie de COVID-19.

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