Le 29 janvier 2015, les Autorités canadiennes en valeurs mobilières (ACVM) ont publié l’avis 54-303 du personnel des ACVM? Rapport d’étape sur l’examen de l’infrastructure de vote par procuration. Le rapport décrit les progrès réalisés à ce jour par les ACVM dans son examen du réseau d’organisations, de systèmes, de règles juridiques et de pratiques du marché qui appuient la sollicitation et la totalisation des votes par procuration au Canada. De l’avis des ACVM, leurs efforts ont révélé que « l’infrastructure actuelle de vote par procuration est désuète et fragmentée et doit être améliorée ». Comme l’infrastructure de vote par procuration doit appuyer un rapprochement exact, fiable et responsable des votes, le rapport identifie les domaines à améliorer et, pour les entités qui jouent un rôle clé dans le rapprochement des votes, établit les étapes à prendre pour les saisons de procuration 2015 et 2016.
Les ACVM ont publié un document de consultation en 2013 décrivant à un niveau élevé les diverses composantes du rapprochement des votes et sollicitant les commentaires des participants au marché afin de répondre aux préoccupations concernant l’intégrité et la fiabilité de l’infrastructure de vote par procuration. Entre janvier et mars 2014, les ACVM ont tenu des tables rondes dans diverses commissions des valeurs mobilières.
Les deux thèmes clés découlant des lettres de commentaires et des tables rondes étaient que les organismes de réglementation des valeurs mobilières doivent jouer un rôle de chef de file dans l’examen de l’exactitude du rapprochement des votes (parce qu’aucun participant au marché ou ensemble de participants au marché n’est en mesure d’accéder à tous les renseignements utilisés pour le rapprochement des votes) et qu’un vote supplémentaire a lieu; indiquant que le rapprochement des votes n’est pas toujours exact. Toutefois, aucun consensus n’a été atteint quant aux causes du sur-vote ou à la façon de résoudre le problème.
Les ACVM ont également examiné six assemblées d’actionnaires non contentieuses tenues en 2014 et ont formé un groupe de travail technique composé de représentants clés du vote par procuration, y compris des émetteurs, des investisseurs, des intermédiaires, des agents de transfert et des CDS, afin d’échanger de l’information sur leurs processus opérationnels respectifs pour le rapprochement des votes et de discuter des solutions possibles aux lacunes potentielles du processus de rapprochement des votes. De plus, les ACVM ont mené des consultations ciblées auprès de consultants et de courtiers en valeurs mobilières.
Le processus d’examen de l’ASC a donné lieu à cinq constatations clés, notamment que : (i) bien qu’il y ait eu surréclaration et sur-vote lors de toutes les réunions auxquelles les ACVM ont assisté dans le cadre de leur examen, le nombre de droits de vote et de votes par procuration en cause ne semblait pas important; (ii) la surdéclaration et le sur-vote étaient attribuables au fait que les tabulateurs des réunions manquaient ou avaient des renseignements inexacts lors du calcul des droits de vote officiels (en raison, entre autres, de l’utilisation de procurations omnibus sur papier et d’erreurs humaines et technologiques); et (iii) les tabulateurs de réunion utilisent différentes méthodes pour rapprocher les votes par procuration des intermédiaires afin de calculer les droits de vote officiels. De plus, les ACVM ont constaté qu’un facteur important qui semble accroître le risque de surfacturation et de sur-vote est que les intermédiaires n’ont pas accès à leur droit de vote officiel tel que calculé par les tabulateurs de l’assemblée. Les ACVM ont également constaté que certains tabulateurs de réunions ont commis des erreurs qui ont entraîné le rejet ou le non-dépouillement des votes par procuration valides.
L’ASC a constaté que l’infrastructure actuelle de vote par procuration est désuète et fragmentée et recommande les cinq améliorations suivantes :
Pour la saison des procurations de 2015, les ACVM recommandent que toutes les entités qui jouent un rôle clé dans le rapprochement des votes identifient et mettent en œuvre toutes les mesures immédiates qu’elles peuvent prendre pour améliorer l’exactitude et la fiabilité du rapprochement des votes, y compris que les intermédiaires prennent des mesures pour fournir des renseignements opportuns et exacts sur le droit de vote aux tabulateurs de réunion. De plus, en 2015, les ACVM ont l’intention d’examiner une ou plusieurs contestations de procurations antérieures afin de déterminer s’il y a des problèmes de rapprochement des votes qui sont propres aux concours de procurations. Les ACVM aimeraient également examiner si des facteurs tels que des volumes plus élevés de votes par procuration, la révocation de votes par procuration antérieurs et l’utilisation d’une forme dissidente de procuration posent des défis spécifiques à la réconciliation exacte des votes de réunion.
Pour la saison des procurations de 2016, les ACVM demanderont aux entités clés qui s’engagent dans le rapprochement des votes de travailler collectivement à l’élaboration de protocoles appropriés pour l’industrie. Les protocoles préciseraient les rôles et les responsabilités des dépositaires, des intermédiaires, de Broadridge et des tabulateurs des réunions dans le rapprochement des votes des réunions, et décriraient les processus opérationnels spécifiques que chacun de ces participants clés est censé mettre en œuvre dans le rapprochement des votes (y compris l’utilisation accrue, le cas échéant, des méthodes électroniques de transmission et de communication des données). De plus, les protocoles porteraient, à tout le moins, sur les cinq domaines à améliorer mentionnés dans le rapport de l’ASC.
Il convient de noter que les ACVM ont laissé ouverte la possibilité qu’elles recommandent de rendre obligatoires certains aspects des protocoles et/ou de réglementer les entités dans l’infrastructure de vote par procuration si elles le jugent nécessaire ou approprié.