Il s’agit du deuxième blogue de notre série concernant les obligations de préserver, d’identifier et de recueillir tous les documents pertinents et importants dans le cadre d’un litige ou d’une enquête. Plus tôt cette année, nous avons écrit sur l’importance de la préservation et les graves conséquences qui peuvent être ressenties par les organisations pour leur non-respect de leurs obligations. Ce deuxième blog se concentre sur l’identification.
Lorsqu’un litige est intenté ou qu’une ordonnance de communication est émise, les clients se retrouvent souvent à se démener pour identifier les personnes impliquées dans les questions à l’étude et l’emplacement des informations électroniques pertinentes. Lorsque les employés sont partis ou que les problèmes sont historiques, la localisation de l’information électronique peut être particulièrement problématique. C’est généralement au cours de cette phase qu’une organisation se rend compte que la mosaïque de politiques concernant l’organisation des documents, la conservation des documents et le BYOB ne fait pas grand-chose pour aider les conseillers juridiques et les TI à satisfaire aux obligations légales de l’organisation d’identifier les informations pertinentes.
À l’ère des « mégadonnées », alors que de nombreuses organisations ressentent la menace constante d’atteintes à la sécurité et ont du mal à rester au courant des nombreuses préoccupations en matière de protection de la vie privée, il est très important que les organisations aient mis en place des systèmes pour gérer efficacement leurs renseignements. Des études suggèrent que la gestion de l’information a une incidence sur la productivité des entreprises et crée des coûts et des responsabilités pour les organisations. (Charles R. Ragan, Information Governance: It’s a Duty and It’s Smart Business, 19 Rich J.L & Tech 12 (2013) [Regan, Gouvernance de l’information])
Au cours des dernières années, un domaine appelé « gouvernance de l’information » s’est développé pour aider les organisations à gérer leur information. La gouvernance de l’information a été décrite comme une approche holistique de la gestion et de l’exploitation de l’information pour les avantages commerciaux et englobe la qualité de l’information, la protection de l’information et la gestion du cycle de vie de l’information (la définition d’IBM selon Judith R. Davis, La gouvernance de l’information comme approche holistique de la gestion et de l’exploitation de l’information 1 (2010)).
Un programme de gouvernance de l’information qui fonctionne bien impliquera le personnel de nombreux départements différents, y compris les chefs d’entreprise, les services juridiques, les TI, l’audit interne, les risques et la conformité, les gestionnaires des dossiers et de l’information, et la sécurité. Une fois mis en œuvre, une organisation devrait constater que, entre autres avantages, des renseignements précieux sont accessibles de façon fiable et facile; les renseignements confidentiels et exclusifs sont protégés; les coûts de conservation de l’information sont optimisés; et l’organisation évite un risque important de ne pas conserver les informations conformément aux réglementations légales (Regan, Gouvernance de l’information).
Bien que le défaut de mettre en œuvre des systèmes de gouvernance de l’information appropriés n’ait pas été pris en compte au Canada, un tribunal des États-Unis a laissé entendre que les obligations des administrateurs envers une société comprennent l’obligation de tenter de bonne foi de s’assurer qu’il existe un système d’information et de déclaration de l’entreprise, que le conseil conclut adéquat, existe, et que le défaut de le faire dans certaines circonstances peut : en théorie, au moins, rendre un administrateur responsable des pertes causées par le non-respect des normes légales applicables (Caremark Int’l Inc Litige dérivé, 698 A 2d 956 (Del Ch 1996)).
Ainsi, les organisations sont bien avisées de mettre en œuvre une stratégie efficace de gouvernance de l’information dès que possible.
Traduction alimentée par l’IA.
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Bennett Jones