Le 9 mars 2017, la Bourse de Toronto (TSX) a publié l’avis du personnel 2017-001 (l’avis du personnel), qui fournit des directives sur l’exigence de vote à la majorité de la TSX et l’utilisation de politiques de préavis pour les exigences d’élection des administrateurs. Fait important, pour de nombreux émetteurs, l’avis du personnel décrit les attentes de la TSX à l’égard de l’utilisation d’une « circonstance exceptionnelle » pour rejeter la démission d’un administrateur qui n’est pas élu à la majorité des votes exprimés (un administrateur visé).
L’avis du personnel découle de l’expérience de la TSX des saisons de sollicitation de procurations de 2015 et de 2016 et de son examen récent des politiques de vote majoritaire de 200 émetteurs inscrits à la Cote de la TSX pour s’y conformer à l’article 461.3 du Manuel des sociétés de la TSX (le Manuel). Cet examen a révélé certaines lacunes qui ont amené la TSX à clarifier les attentes entourant les exigences de la politique de vote à la majorité. L’avis au personnel précise que les politiques de vote à la majorité des émetteurs doivent indiquer expressément que les administrateurs visés sont tenus de démissionner immédiatement, que le conseil d’administration d’un émetteur (le conseil) doit décider d’accepter ou non la démission d’un administrateur sujet dans les 90 jours, et que le conseil d’administration doit décider d’accepter ou non la démission d’un administrateur sujet.
L’examen de la TSX a indiqué que certaines politiques de vote à la majorité des émetteurs énuméraient des facteurs qui n’étaient pas conformes aux objectifs de la politique du vote à la majorité dans le Manuel. La TSX a fait la lumière sur ce qui peut constituer une circonstance exceptionnelle qui permettrait à un conseil d’administration de ne pas accepter la démission d’un administrateur visé.
La TSX a donné les exemples suivants comme circonstances exceptionnelles possibles :
L’avis du personnel énumère également les facteurs que la TSX ne tient pas compte des circonstances exceptionnelles, y compris les suivants :
La TSX indique que lorsqu’un conseil d’administration invoque une circonstance exceptionnelle pour retenir les services d’un administrateur visé, il devrait prendre des mesures pour s’assurer que la circonstance exceptionnelle est résolue pour la saison des procurations suivante. Certaines des politiques examinées par la TSX contenaient des exigences qui pourraient contourner les exigences du Manuel en matière de vote à la majorité. L’avis du personnel rappelle aux émetteurs que la TSX considère que l’évitement ou la frustration à l’égard des exigences de vote à la majorité n’est pas conforme à ces exigences. Lorsque les émetteurs utilisent une circonstance exceptionnelle pour ne pas accepter la démission d’un administrateur visé, la TSX communiquera avec l’émetteur pour en discuter. La TSX s’attend à ce que les circonstances exceptionnelles atteignent un seuil élevé.
Les émetteurs et leurs conseils d’administration devraient revoir leurs politiques de vote majoritaire à l’entrée de cette saison des procurations de 2017. L’avis du personnel de la TSX indique qu’à l’avenir, la disponibilité de circonstances exceptionnelles pour garder les administrateurs visés au conseil d’administration sera très limitée et soumise à un examen approfondi de la PART de la TSX. Plus que jamais, les conseils d’administration doivent examiner attentivement les circonstances lorsqu’ils décident d’accepter ou non la démission d’un administrateur visé. Pour ce faire, les conseils d’administration doivent pouvoir se fier à leurs politiques écrites de vote à la majorité. Il semble que la TSX considère les circonstances exceptionnelles comme vraiment exceptionnelles. Les qualités qui font d’un administrateur un candidat approprié au conseil d’administration ne constitueront généralement pas, isolément, des circonstances exceptionnelles.
Bennett Jones possède une expérience considérable en aidant les émetteurs à se conformer au vote majoritaire, en adaptant leurs politiques écrites à la lumière de l’avis du personnel et en prenant des décisions conformes pour les démissions des administrateurs visés.