Écrit par Jon Truswell, Karen Keck, Brad Markel and Kismat Nijjar

Institutional Shareholder Services (ISS) et Glass, Lewis & Co (Glass Lewis) ont tous deux publié leurs mises à jour de leurs lignes directrices canadiennes respectives en matière de vote par procuration pour la prochaine saison de vote par procuration de 2017. Les mises à jour d’ISS s’appliquent aux assemblées des actionnaires des sociétés canadiennes cotées en bourse qui ont lieu le 1er février 2017 ou après cette date, tandis que les mises à jour de Glass Lewis s’appliquent aux assemblées tenues en 2017.

Les recommandations des agences de conseil en vote telles qu’ISS et Glass Lewis peuvent avoir une incidence significative sur le résultat des affaires menées lors des assemblées d’actionnaires, en particulier si les investisseurs institutionnels constituent une composante importante de la base d’actionnaires de la société. Les sociétés ouvertes canadiennes devraient examiner les mises à jour avec leur conseiller juridique pour déterminer l’impact probable et prendre des mesures pour atténuer toute recommandation de vote défavorable potentielle d’ISS ou de Glass Lewis.

A. Politique d’overboarding des administrateurs (ISS/GL – Émetteurs inscrits à la Bourse de Toronto)

Comme nous l’avons noté dans notre mise à jour de 2016, ISS et Glass Lewis ont annoncé des règles plus strictes pour l’overboarding des administrateurs, qui seront mises en œuvre en 2017. ISS et Glass Lewis ont chacun adopté des seuils dans lesquels ils considéreront que les administrateurs sont surdimensionné et définiront ces seuils pour les administrateurs PDG et non-PDG comme suit:

• PDG: Si le PDG siège au conseil d’administration de plus de deux (>2) sociétés ouvertes (y compris le conseil d’administration de la société où ils sont PDG) pour ISS et cela s’applique à tous les cadres de Glass Lewis. ¹
• Administrateurs non-PDG: Si l’administrateur siège à plus de quatre (>4) conseils d’administration de sociétés ouvertes pour ISS et plus de cinq (>5) conseils d’administration de sociétés ouvertes pour Glass Lewis.

ISS et Glass Lewis feront les recommandations de vote suivantes pour les administrateurs hors-bord:

• ISS : En l’absence d’une raison valable, ISS émettra une recommandation de vote négatif si un administrateur hors-bord assiste à moins de 75 % des réunions de son conseil d’administration et de son comité.
• Glass Lewis: En faisant une recommandation de vote contre un administrateur spécifique, Glass Lewis tiendra compte d’un certain nombre de facteurs, y compris la taille et l’emplacement des autres sociétés ouvertes que l’administrateur sert en tant que membre du conseil, le rôle de l’administrateur au sein de ces autres conseils et le registre de présence de l’administrateur à chaque réunion du conseil.

Les politiques d’overboarding des administrateurs ne s’appliquent pas aux émetteurs déclarés inscrits à la Bourse de croissance TSX.

B. Politique sur les régimes de droits des actionnaires (ISS/GL – TSX et TSXV)

ISS et Glass Lewis ont chacun révisé leur position sur les régimes de droits des actionnaires à la lumière des modifications apportées en 2016 au régime des offres publiques d’achat dans le Règlement 62-104 sur les offres publiques d’achat et les offres publiques de rachat et la Politique nationale 62-203 – Offres publiques d’achat et offres publiques de rachat. Entre autres changements, ces modifications exigent maintenant que toutes les offres publiques d’achat non exemptées demeurent ouvertes pendant au moins 105 jours (par opposition à 35 jours sous l’ancien régime).

En vertu de leurs politiques mises à jour, ISS et Glass Lewis n’appuieront pas les régimes de droits des actionnaires qui exigent que les offres publiques d’achat restent ouverts pendant une période minimale de plus de 105 jours. ²

C. Pratiques de rémunération des administrateurs (ISS/GL – TSX)

ISS recommandera maintenant aux actionnaires de ne pas voter pour les membres du comité de rémunération (ou potentiellement, le président du conseil d’administration ou le conseil d’administration au complet) si les pratiques de rémunération des administrateurs menacent l’indépendance d’un administrateur non salarié ou sont généralement « problématiques ». Les pratiques problématiques en matière de rémunération des administrateurs comprennent :

• les subventions indues excessives accordées à de nouveaux administrateurs (c.-à-d. les subventions supérieures aux pratiques courantes du marché), ce qui pourrait compromettre le jugement de ces administrateurs; et
• les subventions d’actions fondées sur le rendement aux administrateurs indépendants (c.-à-d. les unités d’actions de rendement), ce qui peut entraîner le désalignement des intérêts des administrateurs indépendants et des intérêts des actionnaires.

ISS n’a pas fourni de directives sur les subventions d’incitation qu’elle considérerait comme « excessives » ni sur les subventions d’équité fondées sur le rendement qui pourraient entraîner un « désalignement des intérêts ».

Glass Lewis n’a pas apporté de changements aux pratiques de rémunération des administrateurs, mais a déjà déclaré que les administrateurs non employés devraient recevoir une rémunération « raisonnable et appropriée » et que les subventions d’équité aux administrateurs non employés ne devraient pas être liées aux conditions de rendement.

D. Frais excessifs non liés à la vérification (ISS – TSX et TSXV)

ISS examine tous les frais non liés à l’audit des sociétés ouvertes pour s’assurer que l’indépendance de l’auditeur n’est pas compromise. Auparavant, ISS recommandait de retenir les crédits pour les administrateurs individuels qui sont membres du comité d’audit si la somme des honoraires non liés à l’audit versés au cabinet d’audit externe dépassait la somme des honoraires d’audit et des frais liés à l’audit. En vertu des nouvelles mises à jour d’ISS, ISS émettra désormais des recommandations négatives contre les propositions de ratification des auditeurs et l’élection des membres individuels du comité d’audit, si la somme des frais non liés à la vérification (« autres ») dépasse la somme des frais d’audit, des frais liés à la vérification et des frais de conformité / préparation fiscale.

Les nouvelles recommandations sont enracinées dans la reconnaissance par ISS que les services de conformité fiscale et de préparation fiscale (deux exemples étant la préparation des déclarations de revenus et des demandes de remboursement) sont fournis le plus efficacement par l’auditeur d’une entreprise et, par conséquent, ces frais ne devraient pas être inclus dans les frais de « non-audit » aux fins du calcul ci-dessus, tandis que les frais pour les conseils fiscaux, la planification ou la consultation continueront d’être incluses dans les frais « non liés à la vérification ». Les lignes directrices d’ISS indiquent également que pour qu’ISS analyse si les frais fiscaux d’une entreprise correspondent à sa définition de « services de conformité et de préparation fiscale », les entreprises doivent fournir une ventilation suffisamment détaillée de ses frais fiscaux.

Glass Lewis n’a apporté aucun changement à sa politique sur les frais non liés à l’audit par rapport à sa politique de 2016. Dans ses lignes directrices de 2016, Glass Lewis a déclaré qu’elle pourrait recommander un vote de retenue nommant l’auditeur lorsque la somme des frais d’audit et des frais liés à l’audit totalise moins de 50% des frais globaux de la société à son auditeur (à l’exclusion des frais résultant de transactions ponctuelles).

E. Réceptivité du conseil d’administration à l’échec du rôle consultatif / Say-on-Pay (GL)

Glass Lewis est d’avis que si plus de 50 % des votes exprimés par les actionnaires s’opposaient à une proposition de vote sur la rémunération, les préoccupations des actionnaires à l’égard d’une telle proposition devraient être prises en compte. Glass Lewis peut recommander un vote contre les membres des comités de rémunération si le comité ne répond pas aux préoccupations des actionnaires.

ISS n’aborde pas les propositions de dire sur la paye dans ses mises à jour de 2017. Cependant, dans ses Lignes directrices de 2016 sur le vote par procuration pour les sociétés inscrites à la Bourse de Toronto, ISS indique qu’elle tiendra compte de la réponse d’une société à un vote par procuration qui a reçu moins de 70 % d’appui.

F. Régimes de rémunération en actions (GL)

Glass Lewis s’est déjà opposé à l’utilisation de la limite maximale mobile de 10 % généralement fixée pour les régimes d’options d’achat d’actions canadiennes pour les régimes d’attribution à pleine valeur (c.-à-d. les régimes d’actions restreintes), étant donné les coûts plus élevés pour la société de l’émission de ces attributions de pleine valeur. En vertu des nouvelles lignes directrices, Glass Lewis précise que les plans d’attribution à pleine valeur dont les limites de roulement sont supérieures à 5% sont excessifs et peuvent entraîner une recommandation de Glass Lewis de voter contre de tels plans.

G. Évaluation de la rémunération au rendement et présentation par les pairs (ISS) de 2017

Dans un communiqué de presse distinct, ISS a annoncé plusieurs changements à la méthodologie pour son évaluation de la rémunération au rendement de 2017. Pour 2017, ISS utilisera six mesures financières (rendement du capital investi (ROIC), rendement des actifs (ROA), rendement des capitaux propres (R), croissance des revenus, croissance du BAIIA et croissance des flux de trésorerie provenant de l’exploitation), ainsi que le rendement total pour les actionnaires, pour évaluer la performance d’une entreprise sur une période de trois ans. Bien qu’ISS ait déjà évalué la performance financière d’une entreprise par rapport à ses pairs, cette mise à jour permettra de compiler les résultats de l’évaluation dans un tableau normalisé, ce qui sera utile pour déterminer la performance financière relative d’une entreprise.

ISS a également annoncé qu’une fenêtre de groupe de soumission par les pairs se déroulera du 28 novembre 2016 au 9 décembre 2016 pour permettre aux entreprises de soumettre leurs groupes de pairs autodéterminés à ISS. Ceci permettra à ISS de prendre ces informations en considération lors de la détermination du groupe d’homologues ISS.

Remarques :

1. Les seuils adoptés par ISS et Glass Lewis pour le sur-bord des administrateurs dans le contexte d’un PDG sont similaires, mais ont été formulés différemment.
2. La durée de la période d’offre adoptée par ISS et Glass Lewis relativement à un régime de droits des actionnaires est similaire, mais elle a été formulée différemment.