En raison de la croissance des activités commerciales étrangères au Canada, il est devenu courant pour les employés de sociétés étrangères de visiter occasionnellement le Canada pour, par exemple, assister brièvement à une réunion ou visiter des installations canadiennes. L’augmentation récente des mesures d’exécution par l’Agence du revenu du Canada (l'« ARC ») dans le domaine de la fiscalité internationale pourrait toutefois prendre par surprise au moins quelques-unes de ces sociétés non-résidentes en ce qui concerne leurs obligations en vertu de la Loi de l’impôt sur le revenu du Canada (la « Loi ») d’effectuer des retenues à la source sur le salaire versé aux employés non-résidents pour les périodes pendant lesquelles l’employé est présent au Canada.
Les personnes non-résidentes sont assujetties à l’impôt de la partie I en vertu de la Loi sur tous les revenus provenant de « charges et d’emplois » qui sont attribuables à des fonctions exercées au Canada. Par conséquent, en l’absence d’un allègement en vertu d’une convention fiscale réciproque, un non-résident sera assujetti à l’impôt canadien sur le revenu sur la partie de son revenu attribuable à des fonctions exercées au Canada. Cela s’appliquerait, par exemple, à l’imposition d’une taxe lorsque l’employé non-résident assiste à une réunion d’une journée au Canada. Sur ce point, l’ARC est d’avis que, lorsque l’employé non-résident exerce des fonctions tant au Canada qu’à l’étranger, le revenu d’emploi devrait être réparti quotidiennement.
Selon l’endroit où un employé non-résident réside, un allègement de l’impôt susmentionné peut être offert en vertu d’une convention fiscale. Par exemple, en vertu de la Convention fiscale entre le Canada et les États-Unis, un résident ne sera généralement pas assujetti à l’impôt canadien sur le revenu d’emploi si :
Toutefois, comme il est expliqué ci-dessous, la simple disponibilité d’un allègement en vertu d’une convention peut ne pas libérer un employeur non-résident de faire des retenues à la source à l’égard des salaires versés aux employés pour des fonctions exercées au Canada.
La Loi exige que les employeurs résidents et non-résidents qui paient des traitements, des salaires et d’autres rémunérations fassent et versent à l’ARC des retenues à la source à l’égard de l’impôt canadien sur de tels paiements. On soupçonne que de nombreuses sociétés non-résidentes adoptent la position selon laquelle, lorsque la présence effective au Canada de leurs employés est peu fréquente, tous les services d’emploi sont en substance rendus à l’extérieur du Canada, de sorte qu’il n’y a pas de retenue requise. Toutefois, cet argument peut être difficile à faire valoir lorsqu’un employé non-résident est physiquement présent au Canada dans le cadre de son emploi et reçoit un montant précis lié à sa présence au Canada, comme c’est le cas lorsqu’un administrateur d’une société non-résidente reçoit des indemnités quotidiennes pour chaque jour passé au Canada.
Le défaut d’effectuer les retenues à la source prescrites peut assujettir l’employeur non-résident à la responsabilité du montant qui aurait dû être retenu, sous réserve d’un droit légal de recouvrer le montant auprès de l’employé non-résident, plus les intérêts et les pénalités.
L’ARC est d’avis que même lorsque les exemptions de l’impôt canadien en vertu de la convention sont disponibles, en l’absence d’une renonciation, l’employeur doit néanmoins retenir l’impôt sur le revenu d’emploi de source canadienne. Cela peut entraîner une contrainte excessive lorsque la juridiction de la résidence de l’employé exige également des retenues à la source à l’égard du revenu d’emploi de source canadienne. Par exemple, lorsqu’un employé résidant aux États-Unis fournit des services à une société américaine aux États-Unis et au Canada, la rémunération à l’égard des services canadiens peut être assujettie à des retenues à la source canadienne et américaine. Si une exemption en vertu d’une convention est disponible, les retenues canadiennes devraient en fin de compte être recouvrables lorsque l’employé non-résident produit une déclaration de revenus canadienne, mais l’employé sera néanmoins à la charge de la poche entre-temps. Comme il en est question ci-dessous, afin d’éviter ce problème, il pourrait être possible d’obtenir une dispense de l’obligation de l’employeur de se soustraire à l’ARC.
L’ARC a le pouvoir d’accorder une renonciation lorsque la retenue causerait un préjudice injustifié.
Sur le plan administratif, un employé non-résident peut demander une dispense s’il peut démontrer que, sur la base de la protection de la convention, il ne sera pas assujetti à l’impôt sur le revenu canadien. Bien qu’il n’y ait pas de formulaire standard pour faire la demande, il y a certains éléments d’information qui devraient accompagner la demande de dérogation. Malheureusement, l’ARC n’émettra pas de dispenses générales et, par conséquent, il est nécessaire de demander et d’obtenir une dispense avant chaque fois que l’employé non-résident vient au Canada.
À mesure que de plus en plus de non-résidents visitent le Canada dans le cadre de leurs fonctions d’emploi pour des sociétés étrangères, la question des retenues à la source canadienne augmentera. Les employeurs étrangers confrontés à ce problème devraient envisager de demander des dispenses au nom de leurs employés comme solution de rechange à l’indemnisation des employés non-résidents pour l’excédent d’impôt canadien retenu pendant la période où l’employé est de sa poche et pour les coûts d’obtention d’un remboursement canadien de ces impôts.